Waarom activaties op evenementen soms (niet) werken

Een openingspraatje waarbij de energie uit de zaal stroomt voordat de dag goed en wel is begonnen. Een photobooth die helemaal on brand is, maar waar iedereen aan voorbij loopt en dus niemand dat leuke fotoframe ontvangt dat speciaal voor het congres is ontwikkeld. Soms lijken eventactivaties op papier geweldig leuk, maar komt het in de praktijk niet van de grond.

Kun je dat voorkomen? En hoe maak je van jouw on-site activatie (als organisator of als sponsor) wel een groot succes? PINO weet raad!

Begin bij het begin
Bedenk eerst: als zender zit je volledig in het verhaal en weet je perfect wat je wilt realiseren op het evenement. Zoals een boodschap overbrengen of kennisdeling en netwerken faciliteren. Maar de bezoeker stapt met zijn eigen bagage naar binnen. Misschien heeft hij/zij slecht geslapen vanwege een ziek kind, blijven de werkmails gedurende de dag binnenstromen, of is er een ander werkissue dat constant aandacht vreet.

Niemand is alleen maar bezoeker of deelnemer. Dat beaamt ook Franka Rolvink Couzy, auteur van het boek Superluisteren. Zij stelt dat wat we horen (als we al aandachtig luisteren) direct filteren met onze eigen ervaringen en aannames. Met dat in het achterhoofd is het goed om het eventprogramma langs een kritische meetlat te leggen: bereik ik met deze (werk)vorm of activatie mijn bezoeker écht? Iemand die door zijn eigen bril het evenement bekijkt? Of is er iets extra’s nodig om het doel te bereiken?

Een goede activatie is verrassend, speelt in op de belevingswereld van jouw publiek, heeft een duidelijke link met jouw verhaal/product/dienst (en dus ook het evenementdoel!) en houdt het publiek alert. Om zeker te weten of jouw activatie daaraan voldoet, kan deze checklist handig zijn:

√ Checklist evenement activatie
1. Is er interactie met je publiek?
2. Is je activatie creatief, origineel of verrassend?
3. Is de locatie van je activatie logisch (in programma of op de beursvloer)?
4. Help je de mensen over de onzichtbare drempel?

    Als je op elk item van de checklist volmondig ‘JA’ kunt zeggen, dan hoef je niet verder te lezen. Toch benieuwd naar hoe je het succes van een activatie kunt vergroten? Wij geven graag een aantal tips en voorbeelden.

    1. Betrek de bezoeker
    Onderzoek laat zien dat we gemiddeld slechts 25% onthouden van wat we horen. Deze score heeft niets met de afleiding van een smartphone te maken, dit gaat over mensen die opletten. We luisteren beter als we betrokken zijn. Dat doe je door vragen te stellen of te beantwoorden. Het is een open deur, toch zien we in de praktijk dat men snel geneigd is om te speechen op een evenement. Of het programma vol te stoppen met presentaties waarbij alleen de persoon op het podium aan het woord is. Zelfs de meest geïnteresseerde bezoeker zal dan steeds vaker zijn mails checken op zijn telefoon.

    Soms is de oplossing simpel: een goede dagvoorzitter buigt een openingsspeech van de directeur soepel om naar een interview op het podium. Zo blijft de boodschap van de directeur intact, maar wordt de inhoud makkelijker verteerbaar dankzij een levendig vraaggesprek.

    "Leg je event langs een kritische meetlat."

    2. Kies voor creativiteit
    Een verrassende act of werkvorm brengt energie in de zaal of op een netwerkplein. Het doorbreekt het kader van verwachtingen waarmee de bezoeker het evenement is binnengestapt et voilà: je hebt de volle aandacht!

    Wil je de dag beginnen met een energiestoot? Open dan met een haka (Nieuw-Zeelandse krijgersdans) voor de hele zaal, het liefst aangevuurd door het managementteam van de organiserende partij. Als iemand dan nog zijn telefoon pakt, is dat voor een foto. 100% zeker.

    Zorg van de Zaak zocht een manier om hun nieuwe slogan te onthullen tijdens het congres en die ook écht te laten landen bij de aanwezigen. We schoven het ‘voor de hand liggende koordje-trek-gordijntje-open’ aan de kant en faciliteerden een plek voor een interactief spel waarbij alle deelnemers betrokken werden. Missie geslaagd!

    3. Laat de locatie logisch zijn
    Tip van onze projectmanager Lynn: denk van tevoren goed na over de indeling, zowel het programma als fysiek in de zaal. Wat zet je waar neer en waarom? Als activaties logisch geclusterd zijn op een beursvloer, versterken zij elkaar en is de kans groter dat bezoekers meegaan in die flow.

    Ideaal voor sponsoren die meer willen dan alleen hun logo op het scherm. Denk aan een beautyhoek van de ene sponsor, waar visagisten bezoekers onder handen nemen. Die activatie zet je het liefst neer naast de sponsorstand met een fotograaf die mooie LinkedIn-profielfoto’s maakt van bezoekers. Maar ook als organisator is de juiste plek van een activatie in het programma van groot belang. Een originele workshop of een bijzondere spreker vlak voor het einde zorgt ervoor dat mensen wél blijven en ook de netwerkborrel meepikken.  

    4. Help bezoekers de drempel over
    Wie ooit een evenement heeft bezocht, kent het. Die beursstand waar niemand staat behalve de sales vertegenwoordiger die opnieuw de pepermuntjes sorteert. De overbuur daarentegen heeft al een klein publiek op zijn stand verzameld. Grote kans dat je daar op afstapt. Dat is het bystander effect. Mensen zijn geneigd om de groep te volgen. Zeker als niet duidelijk is wat er verwacht wordt of als er geen duidelijke prikkel is om mee te doen, komt niemand in actie. Bij PINO hebben we slimme oplossingen gevonden om mensen over die onzichtbare drempel te helpen en tegelijkertijd met zachte hand de crowd te controleren. Benieuwd hoe? Stuur ons een mailtje en we vertellen het je graag.

    Succesvolle event-activaties
    Heb je een idee voor een activatie, als evenementorganisator of als sponsor, maar twijfel je over de slaagkans? Of heb je de activatie checklist gebruikt en kom je tot de conclusie dat je eerst conceptueel wil sparren? Klik op de button hieronder en wij denken mee!

    Neem contact op
    Terug naar het overzicht

    Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.

    Ik wil jullie nieuwsbrief!