Een evenement voor iedereen is een evenement voor niemand. Weten wíe er welkom is, en zorgen dat ze er uiteindelijk echt zijn, is misschien wel de belangrijkste stap in de organisatie van je bijeenkomst. Hoe neem je die stap slim?
Wie is welkom?
Doelen definiëren deelnemers
Je deelnemerslijst maken kan pas als je de doelen van je evenement heel duidelijk voor ogen hebt. Want die doelen definiëren je deelnemers. Mik je op een interne doelgroep? Dan roept dat de vraag op of het programma voor iedereen geschikt is. Zo niet, dan kun je ofwel een select deel uitnodigen ofwel parallelle programma-onderdelen optuigen. Komen de bezoekers van buiten het bedrijf, dan rijst de vraag of verschillende bloedgroepen elkaar in de weg zitten of juist versterken. Bijvoorbeeld: bestaande relaties kunnen op een bijeenkomst prospects misschien wel beter overtuigen dan je dat zelf kan. De interactie tussen deelnemers is een dynamiek waar je goed over na dient te denken.
Loop even langs Cialdini
Weet je wie je er graag bij wil hebben, dan komt de keuze hoe je ze uitnodigt. Elke doelgroep vraagt om een andere aanpak. De ene groep bereik je beter met posters in de bedrijfskantine, de andere via mail met voldoende reminders, een derde groep met persoonlijke uitnodigingen op de deurmat van het thuisadres en weer een andere via aansporingen op LinkedIn. Minstens zo belangrijk als het middel en kanaal is het argument dat je gebruikt. Het loont om het hele rijtje technieken van Cialdini langs te lopen: zijn je deelnemers gevoelig voor sociale bewijskracht, dan kun je testimonials van vooraanstaande deelnemers inzetten. Werkt schaarste goed voor je deelnemerslijst, leg dan de nadruk op het beperkt aantal plaatsen en de korte inschrijftijd. Elk van de zeven overtuigingsmechanismen kan iets opleveren. Natuurlijk kun je deze technieken combineren en per segment deelnemers differentiëren.
"De kunst is vooral om grip te krijgen op de aanmeldingen."
Krijg grip op registratie
Nadat je weet wie je uitnodigt en ook waar en hoe, wordt het spannend. Want komen ze wel? Iedereen die een huwelijksfeest, een borrel of een verjaardag heeft georganiseerd, weet hoe die onzekerheid voelt. De kunst is vooral om grip te krijgen op de aanmeldingen. Bij PINO doen we dat met een eigen registratiesysteem, zodat we klanten met een persoonlijk dashboard een realtime overzicht kunnen geven. En je weet: overzicht is inzicht. Als je ziet hoe snel inschrijvingen binnenstromen en welke deelgroepen achterblijven, dan weet je ook wanneer je deelnemers nog een extra duwtje in de rug moet geven. Een slimme herinnering op het juiste moment kan het verschil zijn tussen vijf rijen lege stoelen en een daverend succes.
Haal waarde uit aanmeldingen
Dat aanmelden kan veel meer zijn dan inventariseren wie wel en niet komt. Het registratieproces is een prachtige kans om het programma te finetunen en deelnemers het gevoel te nemen dat je ze heel serieus neemt en waardeert. Vraag bijvoorbeeld welk specifiek onderwerp ze tijdens een workshop behandeld willen zien, welke brandende vraag in een forum beslist aan bod moet komen of wie ze op je bijeenkomst graag ontmoeten. Door te weten wat je publiek wil, kun je het event waardevoller voor ze maken. En daarmee succesvoller voor jezelf. Je leert je deelnemers er ook nog eens beter van kennen. Beter dan wanneer je alleen naar hun dieetwensen vraagt.
Uitnodigen is de belangrijkste en misschien wel de meest onderschatte stap van een evenement. Maar als we samen om tafel gaan om daar heel goed naar te kijken, dan komt het heus goed. En ja, dit is een open uitnodiging!
Tessy Miltenburg
Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.
