Welk type event past het beste bij je doelstelling?

5 stappen om de juiste keuze te maken

Je wil een event organiseren. Check. Misschien heb je zelfs al een locatie op het oog. Toch is het slim om eerst een stap terug te doen. Want het succes van je event wordt vaak al bepaald vóórdat je over locaties, sprekers of techniek nadenkt. De belangrijkste vraag is namelijk: wat moet er na dit event anders zijn?

Als je in het begin de juiste keuzes maakt, heb je de grootste kans om je doelstellingen te behalen. Bij PINO beginnen we daarom vrijwel altijd met deze vijf vragen om het type event te bepalen.

Stap 1. Begin bij het doel (niet bij het event)

Het voelt misschien onnatuurlijk om niet direct aan het eindresultaat te denken. Toch is het beter om het perfecte plaatje even los te laten. Een event op zichzelf is niet het doel; belangrijker is de beweging die je ermee op gang brengt.

Een event kan verschillende doelen hebben, bijvoorbeeld:

  • Kennis delen
  • Mensen activeren
  • Netwerken stimuleren
  • Een beweging starten
  • Een complex onderwerp bespreekbaar maken
  • Besluitvorming versnellen
  • Een community bouwen

Soms is een event ook gekoppeld aan accreditatie of studiepunten. Ook daar kun je bij de opzet rekening mee houden, omdat je bezoekers een extra belang hebben bij een bezoek aan je event.

Als het einddoel helder is, worden veel andere keuzes ineens een stuk makkelijker. Dan kun je beter bepalen welke vorm past bij wat je wil bereiken.

Stap 2. Leer meer over de doelgroep van je event

Een goed event begint bij de mensen waar je het voor doet. Stel jezelf daarom eerst een paar eenvoudige vragen:

  • Wie zijn de mensen die jouw event komen bezoeken?
  • Wat willen ze weten of leren?
  • Hoeveel tijd willen ze investeren?
  • Komen ze voor inspiratie, kennis of ontmoeting?
  • Willen ze luisteren of juist actief bijdragen?

Je wil het ze zo aantrekkelijk mogelijk maken om je event te bezoeken. Tip van ons: houd rekening met hun agenda en dagelijkse praktijk. Voor het Regionaal IZA Congres kozen we bijvoorbeeld bewust voor een programma dat startte in de middag en doorliep in de avond. In de zorg zitten veel professionals overdag vast aan spreekuren. Door het programma later te starten, konden meer mensen daadwerkelijk aanwezig zijn én het volledige programma meemaken.

Stap 3. Bepaal hoe je doelgroep elkaar moet ontmoeten

De volgende vraag is: hoe wil je dat mensen met elkaar in contact komen? Dit bepaalt de vorm van je event. Denk aan vragen als:

  • Moeten mensen vooral luisteren?
  • Of juist met elkaar in gesprek?
  • Is het belangrijk dat nieuwe contacten ontstaan?
  • Moet iedereen dezelfde inhoud krijgen of juist keuzevrijheid?
  • Heb je een gemengd publiek, bijvoorbeeld starters en experts, of verschillende sectoren die je samenbrengt?

Bij complexe thema’s is het waardevol om verschillende werelden samen te brengen. Denk bijvoorbeeld aan bestuurders, professionals, onderzoekers of studenten die vanuit verschillende perspectieven naar hetzelfde vraagstuk kijken. In zo’n geval kan een eventtype met dialoog en interactie veel sterker werken dan een programma waarin alleen kennis wordt gedeeld.

Voorbeeld: Natuurinclusief Manifestatie

De Natuurinclusief Manifestatie in 2025 bracht honderden organisaties en professionals samen rond één gedeelde urgentie: natuur als oplossing. Om aan alle doelstellingen te kunnen voldoen, ontwierpen we drie lagen in het event:

  1. Excursies en workshops door het hele land, voeten in de aarde en leren over de problematiek en innovatieve oplossingen
  2. Een bestuurdersdiner, waar 200 bestuurders uit de markt, de overheid en het maatschappelijk middenveld met elkaar in gesprek gingen. Aan iedere tafel zat ook een jongere als stem van de toekomst.
  3. De manifestatie werd feestelijk en groots afgesloten in de Brabanthallen, waar ruim 800 bezoekers zich verzamelden. Ze volgden workshops, deden inspiratie op en kwamen met elkaar in contact. De dag stond in het teken van nieuwe deals sluiten, maar ook van ontdekken hoe partijen elkaar kunnen versterken.

Juist bij complexe thema’s ontstaat impact wanneer verschillende perspectieven samenkomen. In de afwisseling tussen luisteren, gesprek en interactie. Wil je daar meer over weten? Lees dan dit artikel over eventconcepten.

Stap 4. Positioneer je event

Pas als je doel, doelgroep en gewenste interactie helder zijn, kom je bij vraag vier aan. Tijd om het eventtype te kiezen, denk je dan. Fout! We hebben het nog niet over beleving en verwachtingsmanagement gehad, en die zijn minstens zo belangrijk. Met welk gevoel moeten mensen naar huis gaan? En welke verwachtingen wek je vooraf?

Zo organiseerden we ooit een bijeenkomst voor middenmanagers. Toen we het event een Middenmanagersfestival noemden, bleef het aantal aanmeldingen achter. Nadat we de naam veranderden naar Leiderschapsdag, steeg het aantal bezoekers. Bijzonder is dat de inhoud van het programma hetzelfde was gebleven. Het zou goed kunnen dat de doelgroep zich meer aangesproken en geïnspireerd voelde door de nieuwe naam.

De naam een positionering van een event spelen dus een belangrijke rol. Daarnaast moeten de vorm en de inhoud wel op elkaar aansluiten. Als je je event als festival promoot, worden je bezoekers niet heel blij van een taai inhoudelijk programma.

Stap 5. Kies het type event dat past bij jouw doel

In de praktijk combineren we trouwens vaak meerdere types in één programma. Denk aan een plenaire opening, gevolgd door verdiepende sessies, interactieve werkvormen of netwerkonderdelen. Toch geven we je enkele voorbeelden ter inspiratie:

  • Roadshow of regionale bijeenkomsten
    Een goed idee wanneer je doelgroep zich door het hele land bevindt. Soms kan het slim zijn om niet één centraal event te organiseren, maar juist naar de doelgroep toe te gaan met kleinere bijeenkomsten in verschillende regio’s
  • Conferentie met werksessies of rondetafels
    Als het doel is om samen oplossingen te ontwikkelen of verschillende perspectieven te combineren, werken kleinere werksessies vaak goed. Door zorgvuldig samengestelde groepen ontstaan waardevolle gesprekken en nieuwe inzichten.
  • Kennisfestival
    Wil je kennis met fun combineren? Dan kan een kennisfestival goed werken. Daarbij hoort vaak ook een andere inrichting van de ruimte, een dynamisch programma en verschillende werkvormen. Deelnemers hebben hier ook meer vrijheid om hun eigen dag in te delen en hoeven vaak ook niet de hele dag aanwezig te zijn om het maximale uit het event te halen.
  • Netwerkdiner
    In sommige gevallen kan het een goed idee zijn om voorafgaand aan het event een netwerkdiner te organiseren. Zo komt het gesprek al op gang voordat het programma begint. Zeker wanneer je mensen met verschillende achtergronden samen wilt brengen, kan de informele setting van een diner helpen om het ijs te breken.

Het juiste event begint dus met de juiste vragen stellen

Pas als je het wat, wie, hoe en waarom duidelijk hebt, weet je hoe je het juiste eventtype kunt kiezen. Wanneer je deze vijf stappen doorloopt, sluit je event aan op je doel én bij je doelgroep.

PINO helpt je verder

Twijfel je welk type event het beste past bij jouw doelstelling? We denken graag met je mee over het type én het programma dat jouw boodschap echt verder brengt. Met meer dan 25 jaar aan ervaring helpen we organisaties om thema’s te vertalen naar evenementen die mensen verbinden, inspireren en in beweging brengen.

Haak ons gerust eens aan om samen te kijken wat voor jouw event het beste werkt. Het antwoord op jouw eventvraag zou je zomaar eens kunnen verrassen …

Neem contact op
Terug naar het overzicht

Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.

Ik wil jullie nieuwsbrief!