Je kunt maanden besteden aan het samenstellen van een sterk programma en het regelen van de perfecte productie, maar of een event echt slaagt, wordt al bij binnenkomst bepaald. Vanaf het moment dat bezoekers de drempel overstappen vellen ze – vaak onbewust – al hun oordeel. We leggen uit waarom de eerste vijf minuten van een event de toon zetten voor de rest van de dag.
Waarom de eerste vijf minuten van je event een (blijvende) indruk vormen
Gastvrijheid is niet meer vanzelfsprekend
We horen het steeds vaker: gastvrijheid is niet meer vanzelfsprekend, maar eerder een onderscheidend vermogen. Bij PINO hoeft daar geen besluit over genomen te worden. Persoonlijke aandacht zit in ons DNA. Dat begint voor ons met een vriendelijk en vertrouwd gezicht bij de entree. Mensen willen niet alleen je event bezoeken: ze willen gezien en erkend worden.
Mensen willen gezien worden
In de horeca is het een ongeschreven regel: binnen vijf minuten worden gasten begroet, naar hun tafel begeleid en krijgen ze iets te drinken en een hapje aangeboden. Bij events is dat niet anders. Psychologen laten zien dat juist de eerste minuten van een event bepalend zijn voor hoe comfortabel en betrokken mensen zich voelen. Bezoekers zoeken in de eerste minuten houvast: wat gaat er gebeuren, waar moeten ze zijn, wat wordt er verwacht?
Dat eerste contactmoment maakt het verschil. Een warme ontvangst en snelle hulp bij registratie zorgen ervoor dat bezoekers zich gewaardeerd voelen. Hierdoor stellen ze zich open om je boodschap te ontvangen én actief mee te doen met de rest van het programma. Neem zoveel mogelijk onzekerheden weg zodra iemand binnenkomt, bijvoorbeeld door alvast te wijzen op de plenaire zaal, de garderobe en waar ze koffie en thee kunnen vinden.
Is het ontvangst rommelig of onpersoonlijk? Dan blijft dat gevoel vaak de rest van de dag hangen. Zo sta je meteen al één-nul achter. Een vriendelijke blik, kort contact en duidelijke uitleg creëren rust. Zo kunnen mensen hun aandacht richten op de rest van het programma of op het ontmoeten van andere bezoekers.
Het vertrek
Net als de eerste vijf minuten bepalend zijn voor de indruk die je maakt, telt dit ook voor het moment van vertrek. Door bij het verlaten van de locatie bezoekers vriendelijk te bedanken, bekrachtig je de waardering voor hun aanwezigheid en bijdrage. Zo vergroot je de positieve waardering van de deelnemer aan het evenement en de kans dat het positieve gevoel wordt omgezet in de gewenste actie of gedrag na het evenement. Dit zijn dus hele makkelijke manieren om het effect van het event te verstevigen. Ga vooral zelf eens bij de uitgang staan. Zo voel je in welke stemming ze je event verlaten. Die info kun je weer meenemen naar de volgende editie!
Tot slot
Met persoonlijke aandacht vergroot je de kans op een succesvol event. Tip van ons: loop je volgende event eens binnen door de ogen van je bezoeker en kijk waar het nog schuurt of beter kan. Want een sterk event begint niet op het podium, maar al bij de deur.
Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.
