Voor Zorg van de Zaak heeft PINO een volledig nieuwe versie van het interne congres neergezet. Het evenement werd omgedoopt tot het FitFestival, een opleidingsdag in festivalsfeer met ruimte voor inhoud, verbinding en fun. Specifiek ontwikkeld voor medewerkers van Zorg van de Zaak. Het online platform Events.nl sprak met Emma Plettenburg van Zorg van de Zaak en Lynn van Rennes eventmanager bij PINO. Beide professionals gaven een inkijkje in de organisatie en uitvoer van een vernieuwend evenementenconcept dat positief is ontvangen én smaakt naar meer.
“PINO was de sleutel tot ons succes. We hebben elkaar versterkt en gestimuleerd.”
Met het aanhaken van een evenementenorganisator, wilde Zorg van de Zaak het interne evenement kracht bijzetten. Na een periode van afwezigheid door de Covid-19 pandemie, was het tijd om de medewerkers in het zonnetje te zetten. Op een live locatie, waar alle aandacht is voor ontmoeten, verbinden en netwerken. Aan PINO Evenementen en Congressen de vraag om een voorstel te doen voor een dagvullend programma met vitaliteit als thema. Plettenburg: ‘Ik was net gestart bij Zorg van de Zaak als interne communicatieadviseur, toen ik gevraagd werd bij het projectteam voor de organisatie van het FitFestival. Een evenement dat al vaker was georganiseerd en toe was aan een nieuw jasje. Met name wilden we meer ruimte maken voor verbinding, na elkaar lang niet live te hebben gezien.’ Van Rennes is event- en projectmanager en zorgde er samen met haar collega’s voor dat PINO de opdracht mocht uitvoeren: ‘We hebben het bestaande concept aangepast en vernieuwd, waardoor de deelnemers een nieuwe ervaring hebben gekregen. Alle elementen werden aangepakt: van de ontwikkeling van het eventconcept, programmering van plenaire sprekers, coördinatie van diverse activiteiten en de afstemming met de locatie, het NBC Congrescentrum.’
Belang van verbinding
Binnen Zorg van de Zaak werd een nieuwe projectgroep samengesteld, waar Plettenburg onderdeel van was: ‘Samen keken we met een frisse blik naar het eventconcept. PINO heeft ons de ruimte gegeven zelf ook met veel suggesties en ideeën te komen. Ons doel was om medewerkers opnieuw met elkaar te verbinden en onze collega’s weer te inspireren met het thema waar wij ons dagelijks voor inzetten: het bouwen aan vitale organisaties. Een plek creëren waar inhoud, ontmoetingen en netwerken, en fun met elkaar waren verweven.’
Een plek creeren waar inhoud, ontmoetingen, netwerken en fun met elkaar zijn verweven.
Van Rennes vult aan: ‘Verbinding was het hoofddoel van het interne evenement en vanuit die gedachte hebben we een programma samengesteld. We krijgen steeds vaker aanvragen voor een evenement waar vitaliteit centraal staat. Het was leuk om dit eens samen te kunnen doen met een partij die zelf ook veel inhoudelijke kennis heeft op dit thema. Met die informatie hebben we activaties en programma elementen uitgezocht. Naast inhoud, was de funfactor belangrijk tijdens het evenement. We hebben onder meer gekozen voor smoothiefietsen, een escaperoom, mogelijkheid tot een massage, bootcamp of een mentale knipbeurt waarbij je tien minuten coaching ontvangt.’
Elkaar versterken
Op het gebied van inhoud werden twee workshoprondes georganiseerd met in totaal 30 workshops over uiteenlopende onderwerpen. Deelnemers konden ook accreditatiepunten verdienen met het bezoeken van workshops. Plettenburg: ‘We hadden ruime keuze uit onderwerpen, want het aanbod en animo was groot. De betrokkenheid vanuit onze organisatie was enorm, veel collega’s hebben zelf een workshop gegeven zoals de puzzel van gezond eten vanuit Co-eur, wandelcoaching sessies vanuit Margolin en de Young Professionals van ZvdZ die een workshop over stressgerelateerd verzuim bij Millenials hebben gegeven. PINO heeft goede suggesties gedaan voor sprekers die aansloten op het thema vitaliteit. Zo waren Niek van den Adel en Kevin Weijers de grote publieksfavorieten.’ Van Rennes: ‘We hebben meer dan 800 deelnemers mogen ontvangen op het FitFestival en het percentage no-show was lager dan gemiddeld. De aanwezigen hebben het evenement met een 8,5 beoordeeld en dat is een mooi resultaat dat ons uitdaagt om de volgende keer nog beter te zijn.’ Over de samenwerking zegt Plettenburg: ‘PINO was de sleutel tot ons succes en wij kregen alle ruimte om mee te denken en kritisch te zijn. We hebben elkaar versterkt en gestimuleerd.’
Emma Plettenburg, Zorg van de Zaak
Heeft u een creatieve organisator nodig voor uw festival?
