Wie veel met AI werkt, weet dat een bot je liever beloont dan kritische vragen stelt. Daarom kun je AI niet voor alles inzetten. Ook je plan voor een evenement kan beter intelligent bedacht zijn dan kunstmatig intelligent. We stellen je dan mogelijk wel een paar lastige vragen.
Onze rotvraag
Ideeën over doelen
‘Wat een goed idee!’, ‘Dat is een uitstekende gedachte’ of ‘Je hebt een fantastisch plan’: we kennen allemaal de juichende teksten als we onze favoriete chatbot een concept voorleggen. Zelden stelt zo’n bot een scherpe vraag terug. Aan tafel met onze klanten zijn er vaak al veel ideeën over het doel van een bijeenkomst, evenement of congres. Kennis delen, betrokkenheid verhogen, motiveren, activeren, draagkracht vergroten, teambuilding, naamsbekendheid, autoriteit onderstrepen… noem maar op. Soms zijn er ook al wat gedachten over de vorm en de inhoud. Heel fijn allemaal, want het helpt om uitgangspunten te hebben.
Organisatiedoel versus deelnemersdoel
De vraag die we aan zo’n tafel misschien wel het meest stellen, is of de doelen van het event ook de doelen van de deelnemers zijn. Dat is een rotvraag, maar wel een belangrijke rotvraag. Te vaak blijkt er best wat licht te zitten tussen wat een organisatie wil zenden en waarvoor deelnemers op de dag van het event uit hun bed komen. Hoe meer ruimte er tussen het organisatiedoel en het deelnemersdoel zit, hoe moeilijker het wordt om de bijeenkomst te laten slagen. Sterker nog: als de doelen van de organisatie en de deelnemers erg uiteenlopen, dan gaan ze aan het eind van de dag allebei ontevreden naar huis.
"Het loont om op die doelgroepstoel streng te zijn."
Op de stoel van je doelgroep
We vragen onze opdrachtgevers altijd de hemd van het lijf over hun deelnemers. Hebben we het over het C-level management van een multinational, rijksambtenaren, schoolleiders of salesmedewerkers? Wat speelt er op dit moment in hun vakgebied, waar liggen ze wakker van en wat komen ze op deze bijeenkomst halen en brengen? Hoe oud zijn ze, wat is hun gemiddeld opleidingsniveau, hoe ziet hun werkweek eruit en waar worden ze blij van? Door deze vragen krijgen de deelnemers een duidelijk gezicht: soms letterlijk in een scherp setje persona’s. En dan gaan we eens goed op de stoel van die doelgroep zitten.
Gefundeerd invullen
Vanaf die stoel, met de meetlat van de organisatiedoelstellingen in de hand, kunnen we inhoud en vorm gefundeerd invullen. Op zo’n moment merken we dat we met onze opdrachtgevers tot betere inzichten komen. Bijvoorbeeld dat die lange speech van de directeur toch niet zo’n goed idee is. Maar dat een korte video wél het gezochte effect heeft. Of dat die speech beter een tweegesprek kan worden. Op de deelnemersstoel ontdekken we bijvoorbeeld ook dat de een deel van de doelgroep liever een uurtje komt voor highlights. Of alleen voor de lunch om te netwerken. Of dat we als service pendelbussen kunnen inzetten vanaf het station, omdat het gros graag treint.
Het loont om op die doelgroepstoel streng te zijn. Want pas als deelnemers op voorhand én achteraf enthousiast worden van het aanbod, dan komt het behalen van organisatiedoelstellingen in zicht. Daarom zijn we voor onze opdrachtgevers soms wat strenger dan een stroopsmerende AI-bot. Gelukkig weten onze relaties dat we rotvragen stellen omdat we van ze houden. En van resultaat.
Pieter Schure
Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.
