Wie denkt dat een event klaar is zodra de laatste gast de deur uit is, heeft het mis. Juist dan begint het volgende hoofdstuk. Ik zie een goed event als onderdeel van een groter verhaal. Een drieluik, met een duidelijke aanloop, een sterk midden en een vervolg dat blijft doorwerken.
Nieuw hoofdstuk
Door Rogier Mulder
Vóór het begin
Het begint al vóór het begin. Nog voordat iemand zegt: ‘Wat als we een event organiseren?’. Als je het mij vraagt, zit de echte waarde in wat aan een event voorafgaat en wat erop volgt. Het start in de organisatie zelf, op het moment dat plannen worden gemaakt en doelen worden bepaald. Wat wil je de komende jaren bereiken? Waar werk je naartoe? Als die lijnen helder zijn, kun je ze inkleuren met alle nodige onderdelen.
Events zijn onderdeel van dat grotere geheel. Ze brengen mensen samen en die samenkomst brengt een beweging op gang. Vaak bezoeken mensen een event met een duidelijk doel. Neem Waterproof: een event van Partners for Water dat wij in juni hielpen organiseren. Daar kwamen ruim 350 professionals samen om te werken aan oplossingen voor complexe uitdagingen rondom water. De resultaten van de dag werden concreet en tastbaar in een rapport, ook al kunnen de uitdagingen soms abstract en ver weg voelen.
Ik haal dit voorbeeld aan omdat het laat zien wat er gebeurt wanneer een event niet als eindpunt wordt gezien, maar als onderdeel van een bredere beweging. Als communicatie- en eventpartner van Partners for Water mochten we meedenken over hun strategie voor de komende jaren. Alle events kregen daardoor een passende plek in de totaalstrategie. En daardoor klopt het voor de deelnemers. Waterproof was geen los moment: het is een herkenbaar element in een groter verhaal. Zo blijft het ook zónder podium bestaan. De doelgroep voelt zich aangesproken, herkent de lijn en begrijpt beter waar zij onderdeel van is. Daarmee leg je de basis voor een community: een groep mensen die het gesprek voortzet en de boodschap verder brengt.
De rode draad
Blijven focussen op wat je écht wilt vertellen, is een kunst. En dat snap ik. Als organisatie heb je vaak veel te zeggen. Maar meer vertellen is niet automatisch beter. Daar vertelde ik laatst meer over in dit artikel. Zonder rode draad wordt een event al snel een verzameling goede ideeën die samen geen verhaal vertellen. Het is iets om op terug te grijpen wanneer je het event ontwerpt. Klopt wat we maken nog met wat we over willen brengen? Helpt dit programmaonderdeel, deze uitnodiging of deze werkvorm om de boodschap sterker te maken?
Je event biedt je doelgroep een plek om elkaar te ontmoeten, kennis op te doen en geïnspireerd te raken. Wil je dat het gesprek van de dag nazindert? Dan is het belangrijk dat je je doelgroep iets geeft om op aan te haken. Bijvoorbeeld door op strategische momenten content over het event en het onderwerp te delen. Voor, tijdens en na het event. Zo houd je het gesprek gaande totdat je ze een volgende keer weer ziet. Er is dus altijd een volgende stap, een nieuwe prikkel, een nieuw hoofdstuk.
Het volgende hoofdstuk
De belangrijkste vraag is dus niet hoe je een event organiseert, maar welke rol het speelt in het verhaal van je organisatie. Wat moet het zichtbaar maken? Welke beweging moet het versterken? En wat wil je dat mensen meenemen, doorvertellen of verder brengen?
Als je zo naar events kijkt, worden ze geen losse momenten op de kalender, maar schakels in een groter geheel. Het begin ligt al in de strategie. Het midden is de ontmoeting zelf. En het einde? Dat is eigenlijk nooit echt het einde, maar de start van een nieuw hoofdstuk.
Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.
