Een goed evenement draait niet alleen om de inhoud op het podium. Mensen komen ook om ervaringen uit te wisselen, nieuwe contacten te leggen en anderen te ontmoeten die met vergelijkbare vraagstukken bezig zijn. Juist die gesprekken leiden vaak tot nieuwe ideeën, inzichten en samenwerkingen die deelnemers na afloop meenemen. Maar waardevolle ontmoetingen ontstaan zelden vanzelf. Als ontmoeting een belangrijk doel van je evenement is, vraagt dat om meer dan een koffiepauze. Het vraagt om bewust eventontwerp. Deze zes tips helpen je daarbij.
Netwerken op evenementen: 6 tips om natuurlijke ontmoetingen te stimuleren
Tip 1. Geef ontmoeting een vaste plek in het programma
Veel organisatoren hopen dat deelnemers tijdens de koffie of lunch vanzelf gaan netwerken. Maar als ontmoeting een belangrijk doel van je evenement is, verdient het ook echt een plek in het programma.
Plan daarom voldoende tijd in voor gesprekken. Dat kan met langere pauzes, speciale netwerkblokken of interactieve programmaonderdelen waarin deelnemers met elkaar in gesprek gaan. Een kwartier koffiepauze tussen twee volle sessies is simpelweg iets anders dan bewust tijd creëren om nieuwe mensen te leren kennen. Maak van ontmoeting dus geen bijzaak, maar een volwaardig onderdeel van het programma.
Tip 2. Verbind deelnemers rond gedeelde vraagstukken
De beste gesprekken ontstaan vaak wanneer mensen iets met elkaar gemeen hebben. Dat kan een gedeeld vraagstuk zijn, een vergelijkbare uitdaging of juist kennis waar de ander naar op zoek is. Laat ontmoetingen daarom niet aan het toeval over, maar breng deelnemers bewust samen. Denk aan thematafels, geregisseerde netwerklunches of praktijkcasussen.
Tijdens Waterproof, een werkconferentie van Partners for Water, gingen deelnemers bijvoorbeeld tijdens verschillende tafelgesprekken aan de slag met vraagstukken uit het waterdomein. Doordat deelnemers per ronde met andere mensen aan tafel zaten, ontstonden steeds nieuwe gesprekken en ontmoetten ze steeds nieuwe deelnemers die ze anders wellicht niet gesproken hadden.
Tip 3. Zorg dat deelnemers letterlijk in beweging komen
Tijdens evenementen zoeken mensen al snel collega’s en bekenden op. Maar wie de hele dag op dezelfde plek blijft staan, komt lastig met nieuwe mensen in gesprek.
Door deelnemers in beweging te brengen, doorbreek je die vaste groepjes. Een walking dinner, netwerkwandeling of programma met meerdere gespreksrondes zorgt ervoor dat deelnemers steeds met iemand anders in gesprek raken. En zo neem je ook het gevoel weg dat deelnemers ‘moeten gaan netwerken’.
Neem het gevoel weg dat deelnemers ‘moeten gaan netwerken’.
Tip 4. Geef gesprekken een inhoudelijke aanleiding
Soms zit de grootste drempel niet in het gesprek zelf, maar in het beginnen ervan. Want wat zeg je tegen iemand die je nog niet kent?
Een goede gespreksvraag, opdracht of inhoudelijke aanleiding helpt om die eerste stap makkelijker te maken. Laat deelnemers bijvoorbeeld reageren op een dilemma, samen een praktijkcasus oplossen of bespreken wat hun grootste uitdaging rond een bepaald thema is.
Tip 5. Breng verschillende perspectieven samen
Nieuwe contacten zijn extra waardevol wanneer deelnemers ook mensen ontmoeten die ze normaal gesproken niet zo snel spreken. Breng daarom bewust verschillende werelden, generaties of ervaringsniveaus bij elkaar. Denk aan senior en junior professionals, overheid en bedrijfsleven of experts en ervaringsdeskundigen.
Voor Collectief Natuurinclusief organiseerden we bijvoorbeeld een netwerkdiner voor 200 bestuurders uit het bedrijfsleven, de overheid en het maatschappelijk middenveld. Aan iedere tafel zat ook een jongere, als stem van de toekomst. Juist die combinatie zorgde voor andere vragen, nieuwe perspectieven en verrassende inzichten.
Tip 6. Maak het makkelijk om contact te leggen
Niet iedereen stapt gemakkelijk op een onbekende af. Een kleine aanleiding kan daarom al helpen om het eerste contact te leggen. Denk aan een netwerkbingo, een vraag-en-aanbodmuur, gesprekskaartjes of een buddy-systeem. Zulke werkvormen geven deelnemers een reden om iemand aan te spreken en maken netwerken minder geforceerd.
Ook technologie kan helpen. Met de netwerkapp kunnen deelnemers vooraf bekijken wie er aanwezig is, contact leggen en eventueel al een afspraak maken. Na afloop kunnen ze eenvoudig terugvinden wie ze tijdens het evenement hebben gesproken of juist nog hadden willen spreken.
Het belangrijkste? Netwerken hoeft helemaal niet als netwerken te voelen. Met onze zes tips voelt nieuwe contacten leggen al een stuk natuurlijker!
Goede ontmoetingen ontwerp je
Benieuwd welke netwerkvormen passen bij jouw congres, kennisfestival of bijeenkomst? We denken graag met je mee over een programma waarin ontmoeting een vanzelfsprekend onderdeel is van de ervaring.
Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.
