Word jij blij als alles op rolletjes loopt? Haal jij energie uit het helpen van collega’s, zodat onze congressen en evenementen vlekkeloos verlopen? Houd jij het overzicht in de wirwar van programma’s, sprekers, deelnemers, naambadges, bestellingen, facturen, vragen en wensen? Dan zoeken we jou. Want wij hebben je nodig om onze projectmanagers te ondersteunen bij de administratieve werkzaamheden rondom de registratie van deelnemers en de productievoorbereiding van onze bijeenkomsten.
Vacature Medewerker administratie & registratie events
Mogen we op je leunen?
Als medewerker administratie en registratie ben je ontzettend belangrijk bij de voorbereiding én tijdens de uitvoering van beurzen, congressen en evenementen. Onze projectmanagers zijn je directe collega’s en ze leunen graag op je. Omdat jij het overzicht hebt en zorgt dat alles staat wat moet staan en alles loopt wat moet lopen. Het ene moment geef je de eventwebsite een update met een nieuwe spreker en zorg je dat alle autoresponders goed zijn ingesteld, het andere moment zorg je dat telefoontjes en mailtjes van deelnemers met vragen worden beantwoord. Je bent bezig met de opmaak en het printen van naambadges voor de uitvoer van een event, om daarna vriendelijk antwoord te geven op vragen van leveranciers of congresdeelnemers. Niets is je te gek en je bent in alles even nauwkeurig. Liever doe je nog een extra testmailing dan dat je een verkeerde e-mailing verstuurt. Je staat stevig in je schoenen en brengt een vrolijke energie met je mee.
Bij PINO ga je:
- de projectmanagers ondersteunen in de productievoorbereiding van evenementen,
- digitale mailings versturen en registratieformulieren opzetten om deelnemers te werven
- eventwebsites bouwen, vullen en updaten
- naambadges en ander materiaal opmaken en printen
- mailboxen bijhouden en telefonische deelnemersvragen beantwoorden
- bestellingen doen bij leveranciers
- ideeën aandragen voor hoe het nóg beter en leuker kan
Omdat je:
- een achtergrond hebt in het ondersteunen van projecten
- minimaal een mbo-diploma niveau 4 hebt of denkt en werkt op hbo-niveau
- punctueel en precies bent in alles wat je doet
- goed overzicht houdt en makkelijk kunt schakelen tussen de verschillende evenementen
- de Nederlandse taal tot in de punten en komma’s beheerst
- het leuk vindt om in een team te werken
- superservicegericht bent, of het nu telefonisch, via mail of live is
- weet om te gaan met Word, Excel, Outlook, registratiesystemen en andere relevante software
- werk zoekt voor minstens 24 uur per week
PINO: volwassen én jong
PINO is een communicatie-, evenementen- en congresbureau in Utrecht. Met onze 25 jaar ervaring zijn we heel volwassen. Maar we voelen ons jong, omdat we frisse ideeën hebben. Voor grote opdrachtgevers bij de overheid en uit het bedrijfsleven organiseerden we al meer dan 2.000 projecten. Van drukbezochte vakbeurzen tot roadshows met tientallen seminars en van internationale topconferenties met wereldleiders tot bekende publieksevenementen. Allemaal waardevolle ontmoetingen voor organisaties en bedrijven die vooruit willen. Die net als wij mikken op het maken van positieve impact.
Bij ons vind je:
- een fijne en bijzondere werkplek aan de rand van Utrecht
- veel verantwoordelijkheid over je eigen projecten
- een leuk en hecht team met collega’s die altijd klaar staan om te helpen
- de kans om verder te leren en te groeien
- een marktconforme beloning en bonus
- een goede pensioenregeling en flink wat vakantiedagen
- flexibele werktijden in overleg vast te stellen
- tijd voor een lunch, een borrel en andere gezelligheid
- de mogelijkheid om een wekelijkse bootcamp-les met het team te doen
Matchen wij?
Zie jij een match en woon je in of rondom Utrecht? Dan ontmoeten we je graag. Mail naar jaikwil@pino.nl waarom jij de nieuwe Medewerker administratie & registratie van PINO bent. En stuur ook je cv mee. we zijn benieuwd naar je!
Is er een match?
