Een evenementenbudget lijkt soms net een rijksbegroting. Tientallen kostenposten, inflatie, onverwachte uitgaven. Maar voor goed budgetbeheer heb je aan strakke monitoring alleen niet genoeg.
Grip houden op een evenementenbudget begint hier
Spreker, spotlights, sponsorwand, scanner, silent disco-headsets, stickers, …
Het is een kleine greep van de benodigdheden voor een (zakelijk) evenement. En dit zijn alleen nog maar de zaken met beginletter ‘s’. Bedenk nu eens dat alle items die daarvoor nodig zijn niet alleen op de To-Do-lijst staan, maar ook stuk voor stuk een plaats moeten krijgen in het budgetoverzicht. Want als je niet exact bijhoudt wat de spreker kost -en is dat inclusief reiskosten?- weet je niet welke ruimte je hebt om te besteden aan een sponsorwand. En omgekeerd.
Of een evenement geslaagd is, hangt van vele paramaters af. Een van de meest belangrijke variabelen achter de schermen is waarschijnlijk het budget. En dan vooral: is het budget onder controle gebleven?
In de dagelijkse realiteit van evenementenbudgetbeheer dijt het Excelbestand al snel uit naar meer dan 150 regels aan allerhande kostenposten. Van spreker tot scanners, en dan hebben we de rest van het alfabet nog niet eens aangestipt. Ondertussen worden materialen, locaties en manuren duurder, terwijl evenementbudgetten onder druk staan. Hoe houd je grip op het budget en zorg je dat wat je kunt besteden maximaal rendeert? Bij PINO is het na ruim 26 jaar evenementen en congressen organiseren zo ongeveer een tegeltjeswijsheid geworden: het goed beheren van een budget begint bij het opstellen ervan.
Een realistisch vertrekpunt creëren is dus het halve werk. Met nadruk op realistisch, want we raden zeker niet aan simpelweg te ruim te budgetteren. We realiseren ons dat budgetten bij organisaties nu eenmaal onder de druk staan. Dus hoe dan wel?
Deze vier stappen helpen je bij het bepalen van een evenementenbudget:
1. Maak een totaaloverzicht
Het lijkt logisch, toch schiet het er in de waan van de dag bij veel organisaties in en duiken ze direct op het programma. Een totaaloverzicht helpt om snel een budget op hoofdlijnen neer te zetten. Uit welke elementen bestaat ons evenement? Wordt de techniek van het congres in-house verzorgd of wil je die uitbesteden? Wie doet de logistiek? En eventcommunicatie? Trouwens: wel of geen catering? We helpen je graag bij het stellen van de juiste vragen om tot een totaaloverzicht te komen. Een ander voordeel van een totaaloverzicht is dat wij direct kunnen zien welke kostenposten er over het hoofd worden gezien. Ervaring leert dat er een hoop zaken zijn waar je in het begin van het proces niet aan denkt, maar die vlak voor het evenement wel geregeld (en betaald) moeten worden. Benieuwd naar de meest vergeten kostenposten van evenementen? Daar vertellen wij je graag meer over.
Heb jij je budget onder controle?
2. Stel prioriteiten
Wat is bepalend voor het slagen van je evenement of congres? Is dat het niveau van of de ruimte voor kennisoverdracht, een imposant sprekersprogramma, de aankleding en activiteiten op een netwerkplek? Of speelt de locatie juist een hoofdrol? Door dat scherp te hebben, kun je makkelijker bepalen waar meer of minder budget naartoe mag gaan. Wij kunnen meedenken als het over prioriteiten stellen gaat en weten waar en wanneer je slim kunt besparen zonder dat je moet inboeten op beleving of kwaliteit.
3. Denk in scenario’s
Of je evenement (deels) gefinancierd wordt door kaartverkoop of juist gratis toegankelijk is, in beide gevallen is scenarioplanning een goed idee. Het geeft je veel duidelijkheid over je evenementenbudget. Reken net als de rijksbegroting op hoofdlijnen een pessimistisch, realistisch én optimistisch scenario door. Wat als er bijvoorbeeld 400 deelnemers komen en niet de beoogde 500? En wat als ineens twee keer zoveel mensen zich aanmelden voor een vrij toegankelijk evenement, is dat financieel haalbaar? Met een worst, base en best-case-scenario en daaraan gekoppelde kostenraming zie je in een oogopslag welke gevolgen dit heeft voor jouw budget. Dat deden we ook voor de vakbeurs dit jaar. We hielpen onze opdrachtgever van A tot Z met deze vakbeurs, inclusief scenarioplanning. Samen met de opdrachtgever ontwikkelden we bovendien een vernieuwd eventconcept en een slimme communicatiestrategie waardoor de vakbeurs doorschoot naar het droomscenario: uitverkocht! Zoek je benchmarks of inzichten om werkbare scenario’s te maken? Ook daar kan PINO je bij helpen.
4. Reserveer een buffer
Evenementen zijn zoals alles in het leven: je kunt op heel veel zaken voorbereid zijn, maar 100% controle blijft een utopie. Er breekt noodweer uit, precies op de dag van jouw evenement dat deels in de buitenlucht plaatsvindt. Of de hoofdspreker meldt zich ziek en er moet een vervanger last-minute geboekt worden. In je budgetplanning kun je veel van dit soort onverwachte zaken opvangen door een buffer te reserveren. Zo zijn last-minute wijzigingen financieel gecoverd en hoef je niet meteen ergens anders in het budget iets te schrappen. Een algemene stelregel is dat een buffer van 5-10% van het totaalbudget een goed vertrekpunt is. Natuurlijk is iedere situatie anders en adviseren wij je graag voor jouw evenement.
Oké, en dan is er een budget op basis van een totaaloverzicht met duidelijke prioriteiten, een noodpotje en eventueel verschillende scenario’s. En dan? Wie houdt vervolgens het Excelbestand met tientallen tot misschien wel honderd-en-zoveel regels gedisciplineerd bij? Wie grijpt tijdig in en stelt alternatieve opties voor? Zoekt naar besparingen? Evalueert het proces zodat iedereen weet wat de volgende edities anders of beter kan? Als dit nu al wat weerzin oproept, geen zorgen. We zien dat veel organisaties niet voldoende ruimte hebben om deze taken er in aanloop naar hun evenement, conferentie of congres ook nog bij te nemen. Het traject van budgetplanning tot budgetbeheer, maar ook financiële afwikkeling en evaluatie kunnen wij voor je uit handen nemen. Zo kun jij erop rekenen dat er niet bezuinigd wordt op de beleving terwijl het budget onder controle blijft.
Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.
