We doen in Nederland véél. Misschien wel iets te veel. Zeker in sectoren als overheid, zorg of technologie zitten agenda’s snel vol. De ene uitnodiging is nog niet binnen of de volgende dient zich alweer aan. Hoe zorg je er dan voor dat jouw congres of bijeenkomst daar nog tussen komt? Wanneer moet je een save the date versturen om die plek in de agenda te krijgen? Je timing bepaalt of mensen die datum echt vrijhouden. En als die timing niet klopt, zie je dat terug in je opkomst. Niet alleen in hoeveel mensen er komen, maar vooral in wie er zit.
De perfecte timing voor de save the date van je event
Liever te vroeg dan te laat: met een kleine sidenote
De grootste valkuil is simpel: te laat versturen. Als je een save the date pas vier tot zes weken voor het event stuurt, zitten agenda’s van zakelijke doelgroepen echt al wel vol. Zeker bij bestuurders, beleidsmakers of specialisten die veel congressen bezoeken. Meestal gebeurt dit omdat er wordt gewacht tot alles ‘af’ is. Het programma, de sprekers, de details. Terwijl dat precies het moment is waarop je geen save the date meer verstuurt, maar een uitnodiging.
Ons advies: liever iets te vroeg dan te laat. Als mensen de datum alvast blokken, kun je de details later altijd nog delen. Tegelijkertijd gebeurt ook weleens het tegenovergestelde: een save the date die zó vroeg wordt gestuurd dat het event nog heel abstract is. Of dat er daarna te lang niets meer volgt. Dan verdwijnt het weer naar de achtergrond. Mensen zetten het losjes in hun agenda en halen het er net zo makkelijk weer uit.
De kunst zit in de balans: vroeg genoeg om ruimte te claimen, maar concreet genoeg om die ruimte ook te verdienen.
De kunst zit in de balans: vroeg genoeg om ruimte te claimen, maar concreet genoeg om die ruimte ook te verdienen.
De perfecte timing…
…die hangt natuurlijk af van het type event en je doelgroep. Daarom kijken wij in de eerste fase van een project al direct naar de kalender en de doelgroep. En wat er nog meer speelt in die periode. Dit zijn de vuistregels die wij aanhouden:
- Bij grotere congressen met 200+ gasten sturen wij een save the date meestal vier tot zes maanden vooraf. Simpelweg omdat deze doelgroepen hun agenda’s ver vooruit plannen en je daar tussen wilt zitten, niet erachteraan. In sectoren waar veel congressen plaatsvinden, concurreren events bovendien letterlijk om dezelfde agenda’s.
- Bij internationale doelgroepen schuift dat op naar zes tot negen maanden. Reizen en verblijf maken de drempel hoger, dus moet je eerder duidelijk zijn.
- Voor een zakelijk seminar of event met zo’n 50 tot 150 gasten werkt twee tot vier maanden vooraf vaak goed.
- Bij hele kleine bijeenkomsten of netwerkborrels is een save the date meestal niet eens nodig. Dan is een uitnodiging drie tot zes weken vooraf vaak voldoende.
Het draait dus om één vraag: ‘Hoe vol zit de agenda van je doelgroep?’
Hoe drukker en complexer de agenda, hoe eerder je de datum wilt claimen. Bestuurders, politici en directieleden plannen maanden vooruit, terwijl operationele doelgroepen vaak flexibeler zijn. Voeg daar internationale gasten aan toe, en het belang van vroeg communiceren wordt alleen maar groter. Je save the date is misschien maar één mail. Maar wel eentje die bepaalt wie er straks tegenover je zit. Goede timing is geen toeval: het is een keuze die je vroeg in het proces maakt.
Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.
