De wereld is behoorlijk meetbaar. Dat is mooi, want als organisatie kun je vrijwel van elke inspanning berekenen wat die oplevert. Ook wat een evenement je brengt, is heel concreet te maken. Daarbij blijkt dat ontmoetingen nogal wat in hun mars hebben.
De impact van ontmoetingen
Onder de streep
Elke organisatie kijkt graag onder de streep. Dat is niet raar, want je bestaansrecht hangt af van kloppende kosten en baten. Het is dus terecht om je af te vragen wat de ROI van elke investering of inspanning is. Gelukkig gaat het binnen organisaties steeds vaker over impact dan over ROI: resultaat draait niet langer alleen om euro’s, maar ook om andere waarden, zoals duurzaamheid, inclusiviteit, eerlijke handel en werkplezier. Het effect daarop kun je net zo goed optellen en aftrekken om te kijken wat je onder de streep overhoudt.
Meer innovatie
Over wat evenementen opleveren, is heel wat onderzoek gedaan. Drie resultaten springen daar meestal uit: meer innovatie, betere deals en sterkere relaties. Beginnend bij de eerste: innovatie ontstaat waar mensen zich aan elkaar scherpen. Liefst live. Zo becijferde het vooraanstaande MIT dat intermenselijk contact concreet meer patenten oplevert. Daarbij dacht ik direct aan het Global Shrimp Forum: het driedaagse internationale congres dat we in september voor de garnalensector organiseerden. Ik zag daar hoe ondernemers van verschillende continenten samen apparatuur bekeken die de traceerbaarheid vergroot. Ik hoorde ze discussiëren over manieren om reststromen te verwaarden en las later hoe er nieuwe trans-Atlantische samenwerkingen tussen R&D-afdelingen ontstonden. Dat ontmoetingen een motor zijn voor innovatie, herken ik zeker.
Betere deals
Harvard, ook geen onbeduidende bron, onderzocht het effect van ontmoetingen op onderhandelingen. De uitkomst van een uitgebreid veldonderzoek was nogal duidelijk: waar partijen elkaar in levenden lijve spraken, was het resultaat een kwart gunstiger dan wanneer de onderhandelingen online of telefonisch werden afgedaan.
Resultaat draait niet alleen om euro's
Terugdenkend aan het Global Shrimp Forum: daar kwamen zo’n 600 beslissers uit de hele wereldwijde waardeketen samen. Voor iedereen bood het congres allerlei ontmoetingsplekken en -momenten: van workshops tot koffiesessies en van fora tot diners. Met de juiste mensen bij elkaar, genoeg gelegenheid en een vertrouwde sfeer heb je de perfecte setting voor de goede deals. En dan heb ik het niet alleen over harde zakelijke overeenkomsten, maar zeker ook over onverwachte samenwerkingen die bijvoorbeeld leiden tot meer verduurzaming.
Sterkere relaties
Dat evenementen een beter en breder netwerk opleveren, hoeft eigenlijk geen betoog. Interessant is wel hoe je nog meer waarde uit zo’n ontmoeting haalt. Het vermaarde zakentijdschrift Forbes dook daarin en concludeerde vooral dat je voor sterkere relaties tijdens evenementen moet inzetten op gezamenlijke ervaringen, verbinding, kennisdeling en samenwerking. En dat je er goed aan doet om zo veel mogelijk te meten.
Niet alleen de koppen tellen, maar echt wijzer worden met enquêtes, analyses van social media en grondige nabesprekingen met alle betrokken bij het event. Ik kan Forbes alleen maar gelijk geven. Terug naar het voorbeeld van het Global Shrimp Forum: onze deelnemers beleefden samen een exclusieve vertoning van de voor een Emmy-genomineerde documentaire Hope in the water. Er waren thematische subsessies om experts op elk terrein samen te brengen en het congres bood instapklare modellen om samen te werken. Ondertussen brachten wij in kaart of deze drie dagen tevreden deelnemers opleverden. En dat deden ze.
Wat ik op het Global Shrimp Forum heb gezien, zie ik op elk evenement. Net als mijn collega’s. De ene keer ligt de nadruk meer op innovatie, de andere keer op deals en dan weer op relaties. Maar onder de streep heeft elk evenement onmiskenbaar veel impact. De vraag is dus vooral: welk verschil wil je maken?
Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.
Rogier Mulder
Welk verschil wil je maken?
