Op 19 maart veranderde de Werkspoorkathedraal in Utrecht voor één dag in het kloppend hart van circulair ondernemend Nederland. Tussen de stalen spanten van de voormalige fabriekshal ontmoetten ondernemers, beleidsmakers, start-ups, regionale ontwikkelmaatschappijen en innovators elkaar tijdens het Congres Circulair Ondernemen. Met bijna duizend bezoekers, 24 actietafels, een koninklijk werkbezoek en een wachtlijst die almaar groeide, was het congres allesbehalve een standaard netwerkbijeenkomst.
Congres Circulair Ondernemen als ontmoetingspunt van circulair Nederland
Opvallender nog dan de omvang van het event, was de manier waarop het tot stand kwam. Niet vanuit een opdracht vanuit een van de ministeries of een landelijke campagne, maar vanuit de markt zelf. “Dat is misschien wel de belangrijkste boodschap van dit congres”, vertelt Rogier Mulder, mede-eigenaar van PINO evenementen & congressen en projectmanager van het congres. “Dat ondernemers samen initiatief kunnen nemen rondom een onderwerp dat we belangrijk vinden. In plaats van naar de overheid te kijken.”
Circulair netwerk
Het idee voor het congres ontstond vorig jaar, toen Rogier namens PINO betrokken raakte bij Utrecht Circulair. Het evenementenbureau sloot zich in juli 2025 aan bij het netwerk, vanuit de overtuiging dat circulariteit ook binnen de eventbranche een steeds grotere rol moet spelen. “Veel leden komen uit de maakindustrie”, vertelt Rogier. “Daar wordt al veel langer nagedacht over hergebruik van grondstoffen en circulaire processen. Voor ons voelde het logisch om daar als evenementenorganisatie – en expert op het gebied van kennisuitwisseling – actief onderdeel van te worden.”
In december raakte Rogier in gesprek met Guido Braam, voorzitter van Utrecht Circulair. Daar ontstond het eerste zaadje voor het congres. Aanleiding was het besluit van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat om de Nationale Conferentie Circulaire Economie voortaan nog maar eens per twee jaar te organiseren. Volgens Guido zou daarmee een belangrijk momentum verdwijnen uit de Week van de Circulaire Economie.
In februari van dit jaar ging de organisatie van start. Omdat er geen sprake was van een traditionele opdrachtgever, geen vooraf dichtgetimmerd programma en geen vaste subsidielijn, ontstond er een organisch organisatieproces. PINO ontwikkelde samen met Route Circulair, ROM Utrecht Region en de Nederlandse Vereniging voor Circulaire Economie stap voor stap een congresconcept dat gedragen werd door de markt zelf. “Dat maakte het ook heel anders dan veel andere producties”, zegt Rogier. “Normaal werk je vanuit een opdrachtgever met een duidelijke briefing. Hier bouwden we samen iets op waarvan iedereen voelde: dit moet er gewoon komen.”
Duurzame keuzes
Terwijl Guido de markt benaderde voor (inhoudelijke) partnerships en commitment, gingen Rogier en zijn collega Jeroen Coers op zoek naar een locatie en leveranciers die inhoudelijk én praktisch aansloten bij het circulaire gedachtegoed. De keuze voor de Werkspoorkathedraal was daarom snel gemaakt. Niet alleen vanwege de uitstraling van de voormalige industri?le locatie, maar vooral vanwege het circulaire karakter ervan. “De plek is letterlijk een voorbeeld van herbestemming”, zegt Rogier. “Daarnaast opereert de locatie duurzaam en had ze al ervaring met koninklijke bezoeken, wat later ook een groot voordeel bleek.”
Ook in de keten rondom het congres werd kritisch gekeken naar duurzame keuzes. PINO werkte nauw samen met cateraar Hutten om verspilling te minimaliseren en producten bewust in te kopen. Signing werd waar mogelijk digitaal ingezet en drukwerk bleef beperkt tot wat echt noodzakelijk was. “En als we iets moesten printen, kozen we bewust voor karton in plaats van Forex. Dat lijkt misschien een klein detail, maar juist al die keuzes samen maken verschil.”
Actie en versnelling
Opvallend genoeg bleek de inhoudelijke programmering minstens zo circulair als de productie zelf. Het congres moest nadrukkelijk méér worden dan een dag vol inspirerende keynotes. “We wilden actie en versnelling creëren”, vertelt Rogier. “Niet alleen praten over circulariteit, maar mensen daadwerkelijk bij elkaar brengen om samen verder te komen.”
Dat leidde tot de opzet met 24 actietafels, verdeeld over twee rondes. Iedere tafel werd inhoudelijk ontwikkeld rondom een specifiek thema en geadopteerd door een bedrijf of partnerorganisatie. Sabine Biesheuvel van de Nederlandse Vereniging voor Circulaire Economie werkte samen met Guido aan de inhoud en selecteerde gespreksleiders die echt expertise konden toevoegen. Tegelijkertijd maakten de partners binnen hun eigen sector een zorgvuldige selectie van deelnemers per tafel. De tafels werden aangevuld met bezoekers die zich via de preregistratie hadden aangemeld. “Zij konden vooraf aangeven in welke sectoren of thema’s zij actief waren. Zo konden we koppelingen maken tussen bestaande netwerken en nieuwe perspectieven.”
De belangstelling bleek overweldigend. Niet alleen voor de actietafels, maar ook voor het plenaire programma dat erna volgde. Op een gegeven moment moest de organisatie zelfs met wachtlijsten gaan werken. “We hebben echt mensen moeten teleurstellen”, vertelt Rogier. “Sommige tafels zaten vol of waren bewust heel specifiek samengesteld. En ook voor het plenaire deel kwamen er meer aanmeldingen dan we kwijt konden.”
No-show management
Die grote belangstelling bracht meteen een van de grootste organisatorische uitdagingen met zich mee: no-show management. Zeker bij kosteloze evenementen blijft het lastig voorspellen hoeveel mensen uiteindelijk daadwerkelijk komen opdagen. “Bij dit soort congressen houd je standaard rekening met ongeveer tien procent no-show. Maar tegelijkertijd wil je ook verspilling voorkomen. Bovendien stonden er mensen op de wachtlijst.”
Daarom werd in de communicatie nadrukkelijk ingezet op bewustwording. Bezoekers werden actief gevraagd zich tijdig af te melden wanneer zij verhinderd waren. Tegelijkertijd hield PINO de cateringbestellingen zo flexibel mogelijk. “We hebben zo laat mogelijk aantallen doorgegeven en bewust minder ingekocht. Het gaat niet alleen om kosten. Het gaat vooral om verspilling.”
Volgens Rogier verandert het gedrag van bezoekers langzaam. “Vijf of zes jaar geleden kwamen mensen soms gewoon niet opdagen zonder iets te laten horen. Nu melden mensen zich vaker netjes af.” Voor toekomstige edities denkt PINO daarom na over het invoeren van een no-show fee, waarbij een deel van de opbrengst bijvoorbeeld gedoneerd wordt aan de voedselbank. “Mensen begrijpen dat steeds beter. Het gaat niet om winst maken, maar om bewust omgaan met middelen.”
Circulaire aankleding
Dat bewustzijn zat uiteindelijk verweven in vrijwel ieder onderdeel van het congres. Zelfs de aankleding ontstond grotendeels vanzelf. Op het expoplein presenteerden circulaire ondernemers hun producten en innovaties: van meubelmakers tot kledingproducenten. Hun eigen materialen en installaties brachten letterlijk kleur in de Werkspoorkathedraal. “Dat was eigenlijk ideaal. Iedereen nam zijn eigen spullen weer mee naar huis. Dus je had nauwelijks extra decor nodig én het was een mooi voorbeeld van circulariteit.”
Werkbezoek als logistieke puzzel
Toch draaide een groot deel van de productie uiteindelijk om één bijzonder onderdeel van het programma: het werkbezoek van koningin Máxima en de toen net benoemde minister Stientje van Veldhoven van Klimaat en Groene Groei. Het bezoek aan het congres, georganiseerd in samenwerking met Het Groene Brein, vormde de feestelijke afsluiting van een bredere route langs circulaire initiatieven in Haarlem en Utrecht. Tijdens het plenaire programma hield de minister een speech en vond de uitreiking van de Circular Hero-prijs plaats. Koningin Máxima nam het rapport Staat van Circulair Ondernemen in ontvangst, waarna er twee ontmoetingsmomenten met ondernemers en mensen binnen de circulaire sector plaatsvonden. Voor PINO betekende het vooral een minutieuze logistieke puzzel.
Het plenaire programma moest namelijk al starten voordat duidelijk was wanneer de koningin exact zou arriveren. “Je werkt dan continu met tijdsblokken die kunnen schuiven. Je wilt precies op het juiste moment klaar zijn voor de binnenkomst van de koningin en de minister. Niet te vroeg, maar zeker ook niet te laat. Om dit te coördineren, werkten we met subtiele signalen richting dagvoorzitters Guido Braam en Sabine Biesheuvel om onderdelen van het programma waar nodig te vertragen of juist te versnellen. Dat is uiteindelijk echt live regie voeren. Maar wel een ontzettend leuk spel.”
Die precisie vereiste ook nauwe samenwerking met het Koninklijk Huis. Volgens Rogier verliepen de voorbereidingen opvallend professioneel en transparant. “Je krijgt heel duidelijk te horen: dit zijn de spelregels, dit zijn de tijden en hier moeten we ons aan houden. Tijdens het programma word je continu op de hoogte gehouden van eventuele vertragingen of versnellingen.”
Erkenning voor de sector
Hoewel het koninklijke bezoek veel aandacht trok, benadrukt Rogier dat het vooral voelde als erkenning voor de sector zelf. “Niet zozeer voor het evenement, maar voor al die mensen die dagelijks bezig zijn met circulariteit.”
Dat bleek misschien nog wel het sterkst tijdens de afsluitende netwerkborrel. Waar borrels volgens Rogier vaak langzaam leeglopen, bleef het publiek nu opvallend lang hangen. “Mensen wilden echt met elkaar in gesprek blijven,” vertelt hij. “Je voelde dat er een enorme bereidheid was om kennis en ervaringen te delen.”
En misschien was dat uiteindelijk wel de grootste opbrengst van het congres: het bewijs dat een onderwerp als circulariteit niet alleen leeft binnen beleid en politiek, maar juist ook gedragen wordt door ondernemers zelf. Of zoals Rogier het samenvat: “De markt kan ook gewoon opstaan en zeggen: dit vinden wij belangrijk. Dan hoef je niet altijd af te wachten tot iemand anders het organiseert.”
Dit artikel is verschenen in Meeting Magazine.
Mogen wij u ontzorgen?
