Zó creëer je een bezoekersreis die blijft hangen

Zorg & gezondheid

Ben ik nu op het vliegveld of Fort Voordorp?

Details maken een event compleet. Maar we geven toe – na 26 jaar en duizenden events vergeten zélfs wij wel eens feestfinesses. Maar bij het ‘Zorg van de Zaak, Fit Festival Party Edition’ klopte elke stap. Zo’n event waarbij de bezoeker niet één feedbackpunt kan verzinnen. Enkel: ‘Het was ge-wel-dig!’. Of: ‘de bitterballen waren wat lauw, maar verder niks op aan te merken hoor!’. Hoe kreeg projectmanager Lynn zo’n succes voor elkaar?

Bedrijfsgezondheidsnetwerk Zorg van de Zaak zit middenin een reis: ze veranderen van naam, Zorg van de Zaak netwerk heet binnenkort Colbe. Hoe neem je medewerkers hierin mee? Precies, met een event! Met die uitdaging ging het eventteam, met ondersteuning van Lynn, aan de slag. De vertaling werd concreet: we nemen de bezoekers letterlijk mee op reis. In zomerse sferen ontvingen we op vrijdagavond 27 juni 500 medewerkers op het Utrechtse Fort Voordorp. Omgetoverd naar het thema: let’s go international!

Van boardingpass tot partybus
Lynn maakt een eigen reis: de bezoekersreis. Want als elk detail moet kloppen, dan denk je niet alleen aan het feestje zelf, maar ook aan de momenten voor en na het event. Dat de bezoekers al weken aftellen en vervolgens nog de hele zomer nagenieten. Bezoekers ontvingen niet ‘gewoon’ een toegangsticket, maar een boardingpass. Bij aankomst was het even twee keer knipperen: ben ik nu op het vliegveld of Fort Voordorp? Met led-schermen als vliegtuigsimulatie, acteurs verkleed als stewards of de garderobe met bagagebanden. Vertekpunt: Zorg van de Zaak, bestemming: Colbe.

En daar stopte het niet. In elk gewelf dompelden bezoekers zich onder in een andere vakantie. Van een pubquiz in een pub tot vrolijke karaoke. En van diverse dansworkshops tot een uitdagende spelletjeshal. Buiten vertoefden de medewerkers op de camping met zitzakken en tafeltennis. Of ze genoten van de paella, pizza of ijsjes op de streetfood market. In het ‘VVV postkantoor’ maakten ze een ansichtkaart met een op maat gemaakte photobooth. En daarna nog even naar de coverband om een dansje wagen. Klinkt als een droomreis, toch? Zelfs toen de deuren van Fort Voordorp sloten ging de bezoekersreis nog even door: met pendelbussen werden bezoekers weer naar huis gebracht.

Geheime recept: maatwerk
Lynn: ‘’Ik ben echt trots op het totaalconcept. Dat vraagt om maatwerk. Zoals de photobooth die een ansichtkaart uitprint of het entreegewelf omtoveren tot vliegtuig. Deze concepten ontwikkelde ik samen met de leveranciers – een leuke uitdaging en het geheim voor de puntjes op de i. Zo ontzorg je ook de opdrachtgever. Niet alleen de bezoekers in de watten leggen, maar ook de opdrachtgever verrassen met zo’n gaaf concept. En dat de opdrachtgever dus net zo veel kan genieten.’’ Lynn vertelt dat ze haar dezelfde avond nog stuurden: “Alles weer geweldig onder controle. Als ik jou zie maak ik me geen enkele zorgen!’’.

Wil jij je ook geen zorgen maken? We vertellen je graag meer over onze werkwijze.