Samen toosten op het nieuwe jaar – Colbe Nieuwjaarsborrel
Negen locaties, één moment
Hoe laat je collega’s verspreid over het hele land toch samen het nieuwe jaar beginnen? Dat was de vraag van Colbe. Met meerdere vestigingen door heel Nederland lag een centrale bijeenkomst niet voor de hand. PINO nam de regie over een nieuwjaarsborrel op negen locaties tegelijk, met één duidelijke aanpak: centrale sturing, lokale aanwezigheid en ruimte voor ontmoeting.
Eén nieuwjaarsborrel, negen locaties
De Colbe Nieuwjaarsborrel is voor ons bekend terrein. Vorig jaar mochten we het event ook al organiseren voor de verschillende vestigingen. Waar we toen alleen ondersteuning boden op de grootste locaties, kozen we dit jaar voor een andere aanpak. Negen events = negen PINO’s. En dus vlogen we uit naar alle hoeken van het land: Maastricht, Eindhoven, Nijmegen, Zwolle, Groningen, Utrecht, Amsterdam, Rotterdam en Leiden. Zo ontzorgden we het eigen personeel en zagen we erop toe dat overal op hetzelfde moment de (alcoholvrije) bubbels werden ingeschonken.
Maar hoe zorg je ervoor dat die beleving op alle plekken gelijk blijft? Projectmanager Lynn van Rennes vertaalde dat naar een aanpak in drie stappen.
Stap 1. Regie op iedere locatie
Om rust en overzicht te waarborgen, kozen we bewust voor fysieke regie op elke locatie. Zo waser altijd één aanspreekpunt dat overzicht hield en snel kon schakelen. Vervolgens stemden we af met receptie en facilitaire teams, zodat iedereen wist wat er wanneer moest gebeuren. Medewerkers werden ontvangen, de planning werd bewaakt en na afloop zorgden we ervoor dat de ruimte weer netjes werd achtergelaten.
Stap 2. Eén basis voor dezelfde beleving
Voor een consistente ervaring werkten we samen met één techniekpartner en één cateringpartner voor alle locaties. Dat betekende: één uitstraling, één programma, overal dezelfde hapjes en drankjes en één timing. Zo was de ervaring voor iedere medewerker gelijk, ongeacht de locatie.
Stap 3. Verbinden met een livestream en selfie wall
Hoe leg je vervolgens contact tussen de verschillende locaties? Simpel: via een livestream. Op alle locaties waren schermen aanwezig waar de toespraak van de directeuren te volgen was. Eén van hen belde zelfs in vanuit het buitenland!
De gezamenlijke selfie wall werd dit jaar uitgebreid met fysieke fotoframes op elke locatie, waardoor het extra herkenbaar was vanuit welke locatie de foto was gepost. Zo zag je in Groningen collega’s uit Amsterdam samen het nieuwe jaar aftrappen. Wel zo gezellig!
Goede deelnemerscommunicatie is key
Lynn verzorgde de communicatie richting de medewerkers vanaf de registratie. Die rol werd extra belangrijk toen hevige sneeuwval roet in het eten dreigde te gooien. Kon het event nog wel doorgaan, of zou het te onveilig zijn om de weg op te gaan? Lynn hield de deelnemers op de hoogte van de situatie om onrust te voorkomen. Achter de schermen werd nagedacht over een plan B. Gaan we per regio beslissen? Schakelen we volledig over naar online? Gelukkig bleek dat niet nodig en gingen alle borrels door zoals gepland.
Esther van de Kraats, Colbe: “Met de Colbe Nieuwjaarsborrel wilden we onze collega’s, waar ze ook werken, een gezamenlijk startmoment geven. Negen locaties, één moment. PINO begreep dat direct en zorgde met duidelijke regie en voorbereiding voor een herkenbare en ontspannen beleving, met minimale druk op onze organisatie.”
Gelukkig nieuwjaar!
Negen locaties, één start van het jaar. Ondanks de afstand voelde de Colbe Nieuwjaarsborrel als één gezamenlijk moment voor ruim 550 medewerkers. Met duidelijke regie, een consistente basis en slimme verbindingselementen brachten we medewerkers door het hele land samen. Precies zoals Colbe het voor ogen had: ontspannen, herkenbaar en zonder extra belasting voor de organisatie.
Benieuwd hoe wij jouw medewerkers, waar ze ook werken, samen kunnen brengen in één moment?
Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.
