Global Conference on CyberSpace
- Special
"Deze conferentie was nog ingewikkelder dan de nucleaire top in 2014."
Direct na de NSS vroeg projectdirecteur Marc Hasselaar van Buitenlandse Zaken aan PINO om ook een rol te spelen bij de organisatie van de cyberconferentie. Ruim 1.800 gedelegeerden uit de hele wereld woonden op 16 en 17 april 2015 deze Global Conference on CyberSpace bij in het Haagse World Forum. Hoewel deze top minder prominent in het nieuws was, waren de organisatorische uitdagingen enorm. “Na afloop van de nucleaire top werd PINO het klankbord voor het projectteam dat de cyberconferentie op zich nam”, vertelt Pieter Schure. “In eerste instantie ging dat om advies bij de aanbesteding voor de locatie, maar dat werd al snel meer.”
Planning en draaiboeken
“Vanaf januari werd ik als lid van het projectteam verantwoordelijk voor de planning, de draaiboeken en de conferentietechniek”, gaat
Pieter verder. “Juist als je met die drie zaken belast bent, ken je de vele details van het evenement. Vandaar dat PINO als vanzelf een
vrij centrale rol kreeg, waarbij zowel mensen uit de organisatie als leveranciers je steeds opzoeken voor overleg en afstemming. Dat
zorgde er vervolgens voor dat ik nog meer zag en hoorde, wat ik weer in mijn planning en draaiboeken kon verwerken. Op die manier
lukte het heel goed om binnen een complex evenement oog te houden voor alle details, zelfs bij de voortdurende wijzigingen.”
Special guests en subsessies
Hoewel de minder grote persaandacht anders doet vermoeden, was de cyberconferentie organisatorisch complexer dan de nucleaire
top. Pieter: “De beveiliging was wel minder streng: de veiligheidsring lag niet om de hele wijk, maar om het gebouw. Tegelijkertijd was het
programma veel uitdagender met niet alleen een plenair programma, maar ook zo’n 25 deels parallelle subsessies. Die moesten met vier
verschillende ministeries worden afgestemd en kenden veel last minute veranderingen: de podiumopstelling bijvoorbeeld, of de volgorde van de sprekers. En het draaide bij deze conferentie niet om 58 wereldleiders, die ongeveer dezelfde behandeling kregen, maar om 250 special guests, die in vier verschillende categorieën waren ingedeeld. Deze special guests kwamen van landen, internationale organisaties, bedrijfsleven, NGOs, universiteiten en konden maar gedeeltelijk via ambassades in Den Haag worden benaderd. En dan nog de ruim 1.500 overige deelnemers… Gelukkig zijn we bij PINO wel wat gewend.”
USB-wasstraat en quarantaine
Dat juist bij deze cyberconferentie de digitale veiligheid een rol speelde, zal niet verbazen. “We konden natuurlijk niet iedereen met
USB-sticks zijn gang laten gaan”, legt Pieter uit. “Vandaar we een speciale USB-wasstraat hadden ingericht. Daar moest iedereen die
een presentatie had heen. We scanden de aangeleverde presentaties niet alleen op look & feel, maar ook op virussen en malware. En
we zetten de presentaties uiteindelijk op schone USB-sticks voor eenmalig gebruik. Bij de subsessies was bovendien geen open
internettoegang voor de sprekers. Als iemand die toegang nodig had, dan kreeg hij of zij daar een dedicated laptop voor aangeleverd, die
na gebruik in quarantaine ging”
Goede graadmeter voor succes
Tijdens de conferentie had PINO op de vloer de rol van eventmanager en zorgde dat alles via de draaiboeken verliep of loste veranderingen
ter plekke op. Net als het projectteam kijkt PINO heel tevreden terug op het omvangrijke evenement. Pieter: “Veel deelnemers bleven op
vrijdag nog lang naborrelen: dat is altijd een goede graadmeter voor een geslaagd evenement met een prettige sfeer. Ik werd zelfs op het
toilet nog uitgebreid bedankt en gefeliciteerd door een Afrikaans delegatielid. Voor PINO was dit een prachtige klus. Natuurlijk, we
genieten van elk congres of evenement, maar dit voelt toch alsof we af en toe ook aan de Olympische Spelen mogen meedoen.” Lachend:
“En dat we dan ook nog op het podium belanden.”
Vraagt uw bijeenkomst om een specialistische kijk?
