6 tips om de no-shows op jouw event laag te houden

Elk event heeft no-shows. Iemand die zich aanmeldt voor een evenement, maar zonder zich af te melden niet komt opdagen. En dat heeft vervelende gevolgen: voedselverspilling, onnodige kosten en teleurgestelde deelnemers.

Weet jij wat het gemiddelde aantal no shows is op een evenement?
a. 5 tot 10 %
b. 10 tot 20 %
c. 10 tot 30 %
d. 20 tot 40 %

Het goede antwoord is 10 tot 30%. Dus stel je organiseert een event voor 200 mensen. En 25% komt niet opdagen. Dan gaan 100 verse broodjes en 400 stuks bittergarnituur de prullenbak in. Maar er zijn ook 50 lege stoelen, 50 ongelezen programmaboekjes en 50 ongebruikte naambadges. Misschien heb je zelfs techniek ingehuurd voor mensen die er niet zijn. Dit zijn allemaal situaties die wij bij PINO natuurlijk willen voorkomen. Wij vinden het belangrijk dat de events die we organiseren een minimale footprint hebben. Met 26 jaar ervaring hebben we ontdekt wat werkt. In deze blog delen we 6 praktische tips om no-shows bij evenementen te verminderen.

Tip 1. Stuur een bevestiging van inschrijving

Een kort berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt. Voeg een kort en persoonlijk ‘wat-leuk-dat-je-komt’-tekstje toe en maak de kans dat iemand écht komt nog groter.

Tip 2. Stuur herinneringen in aanloop naar het event

Zorg ervoor dat deelnemers een herinneringsbericht ontvangen vlak voor het evenement, waarin je praktische informatie over het event geeft. Doe dit een week voorafgaand en een dag van tevoren. Dit kan via e-mail, sms of social media. Zo vergeten deelnemers niet dat ze zich hebben ingeschreven.

Tip 3. Maak afmelden makkelijk

Dat voelt misschien tegenstrijdig. Je wilt liever volle zalen dan afmeldingen. Maar twijfelt iemand al? Dan bestaat er natuurlijk een kans dat hij uiteindelijk niet komt. En misschien wel zonder zich af te melden. Door afmelden makkelijk te maken, kies je voor duidelijkheid.

Stuur ongeveer een week voordat je event plaatsvindt nog een herinnering mét afmeldingsmogelijkheid. Je hebt dan nog genoeg tijd om op die afmeldingen in te spelen. Het is belangrijk dat je die afmeldingsoptie zo eenvoudig mogelijk maakt. Hoe meer handelingen iemand moet verrichten, hoe kleiner de kans dat iemand die moeite neemt.

Tip 4. Laat de gevolgen van no-shows zien. Maar blijf positief!

Geen vingertje wijzen dus. Leg de nadruk niet zozeer op de kosten die het jou oplevert als mensen niet komen opdagen. Leg vooral de nadruk op de verspilling. Het grotere plaatje.

Een leuke manier waarop je dat kan doen? Gebruik de video van No Show = No Go. In deze video wordt op een humoristische manier getoond wat de impact is van no shows. PINO hielp met het bedenken van het script voor deze video. En we zijn heel blij met het resultaat!

Laat je no-shows doneren aan een goed doel, zoals de Voedselbank.

Naast deze video heeft No Show = No Go ook andere handige kant-en-klare tools die je kan inzetten: zoals een banner of button.

Tip 5. Zet een no-show fee in

Kom je niet opdagen en heb je je niet afgemeld? Dan krijg je na het event een mail met de mogelijkheid om een no-show fee te betalen: een rekening voor de verspilling die je aanwezigheid heeft veroorzaakt. Laat je no-shows doneren aan een goed doel, zoals de Voedselbank of No Waste Army.

Het is wel belangrijk dat de deelnemer vanaf het begin weet dat er een no-show fee wordt gehanteerd, hoe hoog het bedrag is én wat de reden van de no-show fee is. Juridisch gezien moeten deelnemers met deze voorwaarden akkoord gaan als zij zich inschrijven voor het event.

Eén van onze projectmanagers, Thomas, probeerde de no-show fee uit bij twee events die wij onlangs organiseerden. “Je laat in alle mailcontacten weten dat er een no-show fee van kracht is om voedselverspilling tegen te gaan, gevolgd door een afmeldknop,” vertelt Thomas. “Ik zie dat de response van afmelden veel hoger is. Hiermee wordt het no-show percentage flink teruggedrongen en kan je dus een nauwkeurige inschatting maken van de cateringaantallen. We krijgen veel positieve reacties van zowel klanten als deelnemers.”

Tip 6. Maak je communicatie zo persoonlijk mogelijk

Spreek deelnemers direct aan en laat zien wat je van ze verwacht. Geef ze niet het gevoel dat ze onderdeel zijn van een grote, anonieme groep. Dat gevoel van persoonlijke aandacht vergroot betrokkenheid. Wie zich gezien voelt, komt eerder. Stuur je een uitnodiging? Gebruik namen waar dat kan: “[Naam], we hebben jouw plek gereserveerd. Tot [datum]!” Meldt iemand zich aan voor een sessie? Stuur een reactie van de spreker: “[Naam], fijn dat je aansluit bij mijn sessie. Ik kijk ernaar uit.”

Ook je schrijfstijl draagt bij aan een persoonlijke benadering. Hier een paar tips:

  • Schrijf zoals je praat. Gebruik korte zinnen en heldere taal. Dat maakt je tekst menselijk en herkenbaar.
  • Zorg voor een goede afwisseling tussen ‘wij’ en ‘jij’. Zie het als een mooie samenwerking op papier. Je laat zien dat er een persoon achter de tekst zit. En je geeft de lezer het gevoel dat de boodschap echt voor hem bedoeld is.
  • Schrijf actief. Vermijd afstandelijke formuleringen. Actieve zinnen maken duidelijk wie wat doet. Dat maakt je tekst concreter.

Samen zorgen we voor volle zalen

No shows horen er helaas bij. Door onmacht zijn ze natuurlijk ook nooit helemaal te voorkomen. Denk aan grote weersoverlast of last-minute ziekenhuisbezoeken. Maar met deze 6 tips verlaag je no-shows en verhoog je de opkomst van je evenement. Laat je het toch liever aan ons over? Wij nemen het hele traject voor je uit handen. Van uitnodiging en registratie tot reminders, catering en logistiek. Zo houd jij grip op je kosten én je footprint.

Laat ons jouw no-shows beperken
Terug naar het overzicht

Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.

Ik wil jullie nieuwsbrief!