Een save the date per mail, een reporter met microfoon op het netwerkplein en achteraf een enquête mailen om te begrijpen wat volgend jaar beter kan: dat is eventcommunicatie volgens het boekje. En daar is niets mis mee. Soms is dat exact wat er nodig is. En soms ook niet. Als je boven het maaiveld wilt uitsteken om bezoekers te trekken, als je boodschap na het congres moet blijven doorwerken, of als het lijntje met je deelnemers/bezoekers na afloop strak moet blijven, is er meestal meer nodig. Wat precies? Wat maakt dat communicatie voorafgaand, tijdens en na het evenement echt werkt?
3x anders: zakelijke eventcommunicatie
Wanneer werkt eventcommunicatie?
In een notendop: goede communicatie is verrassend, relevant en komt op het juiste moment. En, het wordt het liefst een paar keer herhaald. Want met die volle mailboxen, altijd pingende Teams chats en drukke agenda’s verdwijnt jouw ene save the date-mailtje ongeopend in de massa en heeft niemand jouw datum genoteerd, laat staan gesaved.
Natuurlijk start alles met een communicatieplan waarin doelgroep, doelstelling en kernboodschap zijn afgebakend en alle uitingen elkaar versterken. Ook daar kan PINO bij helpen. In dit artikel ligt de focus echter op inspiratie. Over hoe je met een andere bril kijkt naar communicatie voorafgaand, tijdens en na afloop van je evenement. Projectmanager Allet deelt een aantal van haar favorieten voor elke fase van het zakelijke evenement: pre-event, on-site en post-event communicatie.
1. Verras met pre-event communicatie
Allet heeft een stevige achtergrond in marketing en communicatie en denkt graag buiten de gebaande paden: “We organiseren regelmatig werkconferenties die stevig op de inhoud zijn. Van deelnemers wordt verwacht dat ze goed zijn ingelezen zodat ze kunnen meepraten en actief meedoen tijdens de sessies. En laat daar nou amper iemand tijd voor hebben, die voorbereiding. Om deelnemers op weg te helpen en de werksessies tijdens de conferentie tot een succes te maken, hadden we iets beters nodig. Iets wat makkelijk te maken is en wat voor deelnemers makkelijk te verteren is. Zo ontstond het idee voor een podcastserie. In een korte reeks doen experts tijdens een luchtig vraaggesprek de belangrijkste thema’s in minder dan een halfuur uit de doeken. De podcastserie verspreiden we ruim van tevoren, zodat deelnemers de afleveringen op hun eigen moment kunnen luisteren. In de trein, de auto of tijdens het koken. De investering is laag en het effect groots!”
2. Zet on-site communicatie in voor betere beleving
“De netwerkapp maakt het mogelijk om snel je weg te vinden op een evenement. Zeker als er ook een informatiemarkt of beursplein is met standhouders. Als deelnemer kun je het programma bekijken, je aanmelden voor sessies, zien wie aanwezig is en sneller met andere deelnemers in contact komen. Ideaal als je al eerder die persoon of organisatie eens wilde spreken. Dat maakt echt een verschil, hebben we gemerkt”, zegt Allet.
Ook op inhoudelijk vlak bieden verrassende communicatievormen op een evenement een helpende hand. “Op zakelijke evenementen wordt meestal een berg kennis gedeeld, beslissingen genomen en contacten uitgewisseld. Wij zorgen ervoor dat al die data, inzichten en informatie niet verloren gaan in de waan van de dag. Hoe we dat doen? Bijvoorbeeld door redacteuren op het evenement artikelen te laten schrijven over verschillende programmaonderdelen. Dat bundelen we in een online magazine. Of we vragen een tekenaar om de besluitvorming op een congres te visualiseren en die in de laatste sessie te bespreken. Dat levert dan een grote, kleurrijke routekaart op! Zeker bij complexe thema’s zijn zulke tools niet alleen verrassend: ze helpen iedereen in de zaal direct te begrijpen waar ze staan in het project of als organisatie en waar ze naartoe gaan.”
3. Focus op nieuwe content met post-event communicatie
“Eerlijk is eerlijk, na afloop van een evenement is e-mail nog altijd de meest effectieve communicatievorm richting bezoekers of deelnemers. Niet echt spannend nee, dus hier verras je vooral met de inhoud. Mijn tip: stuur niet alleen een bezoekersenquête door, maar gebruik de verrassende communicatie die je on-site hebt ingezet en vul die aan met nog niet eerder verschenen content. En dan heb ik het niet alleen over de aftermovie! Denk aan het online magazine met een nieuwe column van de keynote spreker. Of maak een finale aflevering voor de podcastserie waarin het congres wordt samengevat in een aantal key take aways. Een originele manier om het nuttige met het aangename te combineren zorgt ervoor dat het ook echt werkt!”, concludeert Allet.
Eventcommunicatie die werkt
Wil je meer bezoekers, een vliegende start op de inhoud maken of meer tractie na afloop van je zakelijke evenement? PINO brengt het voor je samen. Geef ons een seintje en wij kijken graag met onze communicatiebril mee naar jouw event!
Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.
