Een uitgave die niet in het budget is opgenomen en toch gedaan moet worden. Soms groot, soms een heleboel kleintjes. Het is iets waar elke eventmanager mee te maken krijgt, hoe ervaren je ook bent. Kleine troost: je bent niet de enige. Uit een branche-enquête blijkt dat verborgen kosten en extra fees de grootste budgetuitdagingen vormen voor eventplanners. Niemand komt graag voor verrassingen te staan als het op budget aankomt. Daarom zetten wij de tien meest vergeten kostenposten van evenementen voor je op een rij.
10x vergeten kostenposten van een evenement
1. Kostenpost: vergunningen en licenties
Grote kans dat je voor de muziek die je afspeelt op een congres muziekrechten moet regelen of een licentie moet afnemen. En voor een evenement op een buitenlocatie zijn vaak speciale gebruiksvergunningen en veiligheidscontroles noodzakelijk. Iets waar je niet direct aan denkt, maar wel geregeld moet zijn om boetes of zelfs annulering te voorkomen. Als full-service eventbureau kennen wij de ins en outs van (lokale) regelgeving en zorgen wij ervoor dat al het papierwerk en bijbehorende kosten in orde zijn, zodat je niet voor dure verrassingen komt te staan.
2. Kostenpost: verzekeringen en aansprakelijkheid
Eerst minder goed nieuws: een standaard aansprakelijkheidsverzekering dekt niet altijd alles. Soms is extra dekking nodig, bijvoorbeeld wanneer je duur apparatuur hebt staan of om verzekerd te zijn tegen onverwachte annulering. Het goede nieuws: als je je eventpartner (zoals PINO) vroeg betrekt, is alles vanaf de start goed geregeld.
3. Kostenpost: schoonmaak en afval
De deelnemers zijn naar huis, alles is ingepakt – op een kartonstapel of twee na. En wat plastic verpakkingsspul. Dat ruimt de locatie vast wel op, denk je. Dat doen ze ook, maar vaak tegen een extra fee. Sommige locaties rekenen apart voor schoonmaak of verplichten je een externe partij in te huren. Veel partijen werken bovendien met nacalculatie, als er bijvoorbeeld meer afval te verwerken was dan gedacht. En daar zit je al snel aan, hoe duurzaam je alles ook hebt opgezet. Onze tip: budgetteer een post voor eindoplevering van de locatie, inclusief eventuele schadeherstel. En maak duidelijke afspraken met de venue op voorhand.
4. Kostenpost: cateringdetails en dieetwensen
Catering lijkt als kostenpost vaak heel overzichtelijk, maar de details maken het verschil op de eindfactuur. Veel organisatoren begroten een standaardarrangement en vergeten dat kosten oplopen met alle extra’s die gevraagd worden. Denk aan:
- Dieet- en allergiewensen (en dus speciale maaltijden)
- Waterpunten of extra koffiepauzes buiten het basispakket
- Borrelhapjes en andere snacks die last-minute worden toegevoegd
Onze tip: inventariseer dieetwensen al bij de registratie van je evenement en houd een kleine marge voor last-minute wensen en aanpassingen. Wij nemen dit standaard mee in de communicatie naar deelnemers en leveranciers.
5. Kostenpost: techniek, stroom en wifi
Extra microfoons, verlengkabels, wifiversterkers, noodstroomaggregaten – het lijken details, maar als ze ontbreken merk je het meteen. Een veelgemaakte fout is het onderschatten van snel internet op de locatie. Bezoekers verwachten stabiele wifi, dus moet je soms tegen hoge kosten een extra netwerk inhuren. Ook speciale technische wensen van sprekers kunnen duur uitpakken: denk aan een teleprompter, LED-scherm of extra geluidsisolatie die niet in de basisofferte zitten. Daarbovenop zijn de AV-kosten in de post-corona jaren explosief gestegen. Goede budgetplanning is dus onontbeerlijk als het op techniek aankomt. Gelukkig kom je met onze gedetailleerde draaiboeken en technische checklists nooit voor verrassingen te staan!
Tip: neem verborgen kostenposten op in je begroting.
6. Kostenpost: personeel en overuren
Naast de mensen op het eventpodium zijn er nog veel meer mensen naast of achter het podium nodig om een succesvolle uitvoering te garanderen. Denk aan technici, hosts, beveiliging, verkeersregelaars en EHBO’ers. Stuk voor stuk onmisbaar. Maar als je evenement aan het einde van de dag uitloopt, kunnen overuren gemeen doorbijten in je budget. Onze tip: plan liever een marge in je draaiboek en bespreek in contracten de overuren. Vergeet ook niet de crewcatering mee te rekenen – iedereen moet eten en drinken tijdens een lange dag. PINO neemt het personele aspect graag voor je uit handen. Met duidelijke tijdsschema’s en een contigency crew voorkomen we dure overuren en hoge extra uitzendkrachttarieven.
7. Kostenpost: reiskosten en transport
Stel, je organiseert een conferentie voor 300 man buiten de stad. De verbinding met het dichtstbijzijnde station blijkt uiteindelijk niet optimaal en je moet nog snel shuttlebussen inzetten. Een kostenpost van honderden euro’s die niet in de begroting zat. Ook taxi’s voor VIP’s, laad-en loskosten, parkeerplaatsen en reis- en verblijfskosten voor internationale key note speakers kunnen behoorlijk op de begroting drukken. Wij denken mee en kunnen via ons netwerk betere vervoers- en hoteldeals voor je uitonderhandelen.
8. Kostenpost: marketing en ticketing
Niemand wil er aan denken, maar wat als de aanmeldingen of de kaartverkoop achterblijven? Met een stelpost voor last-minute marketingacties zit je safe. Onze tip: vang deze zaken op in het marketingplan. Reserveer budget voor extra (online) advertenties, drukwerk en ontwerp- en videokosten. Heb je een beperkt budget? Wij weten hoe je met beperkte middelen maximaal bereik en resultaat kunt generen. Wat daarnaast ook wel eens in de kleine lettertjes blijft hangen zijn de kosten voor het gebruik van online ticketingplatforms. Op een event met 500 deelnemers, tikt een service fee van € 2,50 per ticket flink aan. Controleer de voorwaarden van de tool: reken je de fee door aan deelnemers of moet jij die dragen?
9. Kostenpost: no-shows
Het gemiddelde no-show percentage op een gratis evenementen? Schrik niet: 20-30%. Dat betekent lunches, koffie, badges, stoelen en zaalcapaciteit die je wel betaalt maar niet gebruikt. Bovendien is een zaal met veel lege stoelen niet alleen zonde van het geld, maar geeft ook een verkeerd signaal aan de bezoekers die wel komen. Maar ook het andere uiterste van het spectrum heeft gevolgen voor je budget. Wat als je teveel onaangekondigde walk-ins hebt en er ineens 150 personen extra voor je neus staan? Onze tip: werk met scenario’s. In dit artikel vertellen we je hoe je dat doet én grip houdt op je evenementenbudget.
10. Kostenpost: onvoorziene kosten
Het lijkt misschien beetje flauw om dit artikel af te sluiten met onvoorziene kosten als vergeten kostenpost bij evenementen. Toch is het een aparte alinea waard. Een extra microfoon huren, een spreker die uitvalt en vervangen moet worden, plots noodweer dat een stevige tent vereist; alle zaken die niemand op voorhand voorzag vormen samen een flinke hap uit het budget. Een budgetbuffer, of contigency, is onmisbaar. Een vuistregel: 5-10% van het totaalbudget is een goed vertrekpunt voor je buffer. Communiceer wel duidelijk binnen het team dat deze reserve er is voor noodgevallen. Natuurlijk is iedere situatie anders en adviseren wij je graag voor jouw evenement.
Grip op je evenementenbudget
Met deze verborgen kostenposten in je begroting ben je de meest voorkomende verrassingen een stapje voor. Maar om grip op je evenementenbudget te houden zijn er nog een paar andere hordes te nemen. Daar lees je alles over in dit artikel: grip houden op een evenementenbudget begint hier.
Wil je als het op budget aankomt liever alles meteen goed geregeld hebben? Wij kunnen het gehele traject voor je uit handen nemen. Van budgetplanning en -beheer, tot en met de financiële afwikkeling en evaluatie.
Nog meer eventinspiratie nodig? Ontvang elke maand een flinke dosis in je mailbox met onze nieuwsbrief.
