Nuclear Security Summit

PINO leverde een belangrijke bijdrage aan de organisatie van de NSS

Heel Nederland heeft gezien dat 58 wereldleiders en hun entourages in maart 2014 in Den Haag twee dagen bijeen kwamen voor de nucleaire top. Een complex evenement dat zijn weerga niet kent. Al in begin 2012 deed het Ministerie van Buitenlandse Zaken een beroep op de expertise van PINO. Vanaf januari 2014 maakte Pieter Schure deel uit van het projectteam dat de top in goede banen moest leiden. “Sinds 2012 hebben we op verzoek van het ministerie meegedacht over het bestek van de organisatie: de locaties, de inrichting, de catering, de techniek”, vertelt Pieter. “Maar de laatste drie maanden zat ik hele dagen in Den Haag en werd ik verantwoordelijk voor de planning en draaiboeken. Een wereldervaring!”

Command en Control
“Je kunt je voorstellen dat het maken van draaiboeken voor een dergelijk evenement een monsterklus is”, gaat Pieter verder. Relativerend: “En toch pakte ik het precies zo aan als bij al onze evenementen. Alleen de schaalgrootte was anders.” Als vanzelf kreeg Pieter vanaf de zaterdag voor de top ook een regiefunctie bij de uitvoering. “Ik maakte deel uit van Command & Control, het zenuwcentrum midden in het World Forum waar alle disciplines werden aangestuurd. Daar zaten we echt aan de knoppen van de organisatie en ik merkte dat mijn jarenlange praktijkervaring er goed van pas kwam. De plannen waren prima, maar ze moesten ook nog goed uitgevoerd worden.”

‘Stoetjes’ op plasmaschermen
Sommige bijzondere belevenissen staan bij Pieter nog scherp op het netvlies. De aankomst van de delegaties bijvoorbeeld. “Daar zaten we dan, voor vijf grote plasmaschermen. Met portofoons en telefoons in de aanslag en de draaiboeken op tafel. We hadden direct contact met de politie, die ons vertelde wanneer een volgende delegatie in aantocht was. ‘Een stoetje binnentrekken’, zoals we dat noemden”, schetst Pieter. “Op dat moment zetten wij meteen het protocollaire proces in werking. Als het bijvoorbeeld de delegatie van Finland was, zorgden wij voor het passende welkomstprotocol, tot en met de handshake van Rutte.” Glunderend: “Zo wikkelden we in anderhalf uur de 58 wereldleiders af, die we op onze schermen tussen 300 politiemotoren voorbij zagen komen, terwijl we tegelijkertijd de volledige operatie van het evenement controleerden en aanstuurden.”

Persoonlijk aangesproken
Hoe bijzonder het ook was, Pieter maakte zich vooral verdienstelijk door tijdens de twee dagen datgene te doen wat PINO normaal gesproken ook doet. “Het was vooral een kwestie van managen met je oren en ogen open”, meent hij. “Natuurlijk voelt het heel anders als het om 58 wereldleiders gaat, die ineens een kwartier te vroeg in de plenaire zaal staan. Maar de oplossingen zijn hetzelfde. Snel denken, slim handelen en gastvrijheid voorop.” Een bijzonder evenement blijft het. Pieter: “Natuurlijk was dit wel het evenement der evenementen. Ik zal niet snel vergeten hoe we met een mooie club mensen deze klus hebben geklaard. Het was echt geweldig om bij te dragen aan het succes van de NSS.” Lachend: “Toen Obama de organisatie bedankte en zei dat hij het als ‘truly gezellig’ had ervaren, voelden wij als team van Buitenlandse Zaken ons toch een beetje persoonlijk aangesproken.”