Hoe bereidt het NBC zich voor op de toekomst?

Interview met NBC Congrescentrum Nieuwegein

Zoals vele van onze congreslocaties bereidt ook het NBC Congrescentrum te Nieuwegein zich voor op een heropening in het nieuwe normaal. Met haar twee grote evenementenhallen – waarvan de grootste een oppervlakte van maar liefst 1800 vierkante meter kent – en haar 34 subzalen, beschikt het NBC over voldoende ruimte en mogelijkheden. PINO ging digitaal bij ze langs om te vragen hoe zij zich voorbereiden op de komende periode.

Tot halverwege maart konden wij bij het NBC terecht voor congressen tot 1750 personen. De hamvraag: hoe ziet de capaciteit eruit bij een 1,5 meter maatschappij?

“Deze vraag krijgen wij de laatste tijd heel veel, en dat is begrijpelijk. We bereiden ons vast voor op verschillende scenario’s, waaronder de mogelijkheid congressen te organiseren met méér dan 100 deelnemers, die allen 1,5 meter afstand moeten bewaren. In dat geval biedt onze grootste zaal ruimte voor ruim 350 stoelen in theateropstelling.”

Dat is een flink verschil met de capaciteit vóór de pandemie, maar is nog steeds een mooi aantal voor veel bijeenkomsten. Dat biedt kansen.

“Dat klopt. We zitten overigens niet vast aan het maximum van 350 deelnemers. We kunnen nog steeds een congres van bijvoorbeeld 1.200 deelnemers verzorgen door middel van een ‘eventcarrousel’. Het congresprogramma splitsen we op en wordt in de ochtend, middag en avond –  of op meerdere dagen – aangeboden aan verschillende groepen deelnemers. Een korter programma, dat meerdere keren uitgevoerd wordt.”

”Zo hebben alle gasten een ‘personal event space’”

Goed concept, waarbij de afstand in stand blijft. Hoe bereiden jullie deelnemers voor op hun komst?

“Alle gasten die bij ons komen worden vooraf goed geïnformeerd, over hoe de zalen, looproutes en pauzemomenten eruit zien. We zorgen ervoor dat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten, zodat ze met een gerust hart onze locatie bezoeken. De maatregelen die wij hiervoor treffen beginnen al bij de ontvangst. Parkeerbegeleiders zorgen dat er buiten voldoende afstand wordt bewaard en wijzen deelnemers de weg naar de aparte in- en uitgangen met wachtruimtes. Eenmaal binnen volgen de deelnemers de gekleurde eenrichtingslooproutes. Onderweg ontvangen ze een kop koffie of thee. Onze grote hallen kunnen we verdelen in zones. Zo hebben alle gasten een ‘personal event space’, met eigen tafel, stoel en garderobe.”

Erg slim om deelnemers zo snel mogelijk naar de ruime zalen met zones te begeleiden en niet te laten wachten in gemeenschappelijke ruimtes. Zien de pauzemomenten er ook zo uit, geserveerd in de zalen?

“Afhankelijk van het programma vinden de pauzemomenten en lunches inderdaad plaats in ieders ‘personal event space’, de zaal of in een aangrenzende ruimte. We serveren nog steeds vanuit onze eigen keuken, aangepast op de geldende maatregelen. Zo worden zoete lekkernijen en snacks voorverpakt en serveren we de lunch in een hygiënische lunchbox. De beleving is dus wel iets anders dan gasten van ons gewend zijn, maar dat doet zeker niet af aan de kwaliteit en smaak!”

”De entree en lobby zien er straks totaal anders uit”

Zijn er nog extra maatregelen die wij en onze klanten kunnen verwachten, zoals hygiëne?

“Vanzelfsprekend houden wij extra rekening met hygiëne; schoonmaakdiensten zijn geïntensiveerd en we zorgen voor voldoende handgel. Omdat stilzitten niet bij ons past, hebben we de afgelopen periode gebruikt om onze benedenverdieping te verbouwen. De entree en lobby zien er straks niet alleen totaal anders uit, maar sluiten tevens aan op de huidige hygiënemaatregelen. Zo hebben wij bijvoorbeeld een vaste zitmogelijkheid in de lobby gebouwd, met anderhalve meter afstand tussen de tafels. Daarnaast zijn alle toiletgroepen op de begane grond voorzien van waterbesparende spoelsystemen en kranen en beschikken ze over sensoren, zodat er zo min mogelijk aangeraakt hoeft te worden.”

Tot slot, zijn wij iets vergeten te vragen?

“Naast de hygiënemaatregelen bieden we, indien daar behoefte aan is, extra maatregelen aan. Denk daarbij aan afgeschermde registratiebalies, plexiglas schermen bij statafels of live verbindingen voor een groter bereik. Wij denken graag met jullie en jullie opdrachtgevers mee!”

In een overzichtelijk factsheet alle maatregelen van het NBC nog eens teruglezen? Klik dan hier voor alle COVID-19 maatregelen en hier voor een duidelijk stappenplan.