Future Force Conference

Duurzame vrede

Bedreigingen in Nederland en de wereld worden steeds complexer. Militair optreden alleen is niet de oplossing. Maar wat dan wel? Op uitnodiging van ons ministerie van Defensie zijn nationale en internationale experts bij elkaar gekomen om daarover te praten. Dat gebeurde tijdens de Future Force Conference op 9 en 10 februari in Den Haag. De organisatie van deze tweedaagse conferentie was mede in de vertrouwde handen van PINO.

Urgentie van nieuwe ecosystemen

“We moeten in deze complexe wereld echt streven naar nieuwe en andere samenwerkingsverbanden. Ecosystemen in feite”, aldus Commandant der Strijdkrachten generaal Tom Middendorp. Tijdens de Future Force Conference hebben 1100 leiders en experts daarin een belangrijke stap gezet. Van NGO’s en internationale beleidsmakers tot onderzoekers en militairen van de NAVO. Minister van Defensie Jeanine Hennis-Plasschaert, André Kuipers, Frans Timmermans en andere indrukwekkende keynote sprekers hebben elk vanuit hun eigen visie de urgentie van nieuwe samenwerkingen benadrukt.

En in de verschillende breakout sessies is daar nog een schepje bovenop gedaan. “Voor Defensie was dit zeker geen dagelijkse kost. Zo’n grote conferentie organiseren we hooguit eens in de twee jaar”, aldus Mike van Weelderen, projectleider vanuit het ministerie van Defensie. “Daarom was het fijn om een ervaren en professioneel bureau als PINO erbij te hebben.”

Vruchten plukken in complexe opgave

In januari 2016 zijn de eerste voorbereidingen van start gegaan. Met een uitgebreid projectplan, heldere milestones, een overkoepelende stuurgroep en een zestal werkgroepen voor inhoud en vorm, logistiek, financiën, protocol, beveiliging en communicatie. Om alle disciplines met elkaar te kunnen verbinden, vond er wekelijks een afstemmingsoverleg plaats met de trekkers van alle werkgroepen.

“In oktober 2016 is PINO door tussenkomst van het World Forum conventiecentrum aangehaakt bij de projectgroep logistiek”, licht Van Weelderen toe. “En dat was een goede zet! We konden de deelnemersregistratie en het ontwikkelen van draaiboeken vol vertrouwen uit handen geven. Met name de ervaring van PINO met dergelijke grootschalige, meerdaagse, internationale congressen was voor ons een groot voordeel. Daar hebben we in de voorbereiding zeker de vruchten van geplukt.”

Mooi visitekaartje voor Defensie

“En dan is het zover, na maanden van intensieve samenwerking. Het moment waar we lang naar uit hebben gekeken”, vertelt Van Weelderen trots. “Hoewel de generale repetitie een dag van tevoren nog voor de nodige hectiek en gezonde spanning zorgde, verliep de conferentie zelf vlekkeloos. PINO wist alle disciplines, van catering en techniek tot programma en beveiliging, goed op te lijnen. De gedetailleerde draaiboeken vormden daarvoor een perfecte kapstok. En met de draaiboeken als houvast hadden we zelfs ruimte om variabelen waar je eigenlijk geen grip op hebt, flexibel en adequaat op te pakken.”

Hoe mooi is het als je dan na afloop ook nog kunt zeggen dat de gestelde doelen zijn gehaald? Het antwoord van Van Weelderen laat niets te wensen over: “Het creëren van nieuwe en andere samenwerkingsverbanden, ecosystemen als het ware, was het voornaamste doel van deze conferentie. En daar zijn we dubbel en dwars in geslaagd! De opkomst was hoog en de variëteit aan deelnemers groot. Precies wat we nodig hadden. En zo resulteerde de conferentie in een mooi visitekaartje voor Defensie. Mede dankzij PINO.”