Hoe is het om samen te werken met PINO? Wat maakt een evenement succesvol voor een opdrachtgever? De antwoorden daarop kregen we van Bjørn Jagtenberg, die vanuit Rijkswaterstaat in 2020 het jaarlijkse GPO-event met ons omtoverde tot een online editie.
“Super professioneel”
Bjørn Jagtenberg | afdelingshoofd Advies Technisch Management bij Rijkswaterstaat
Wie ben je en wat doe je?
‘Mijn naam is Bjørn Jagtenberg en ik ben afdelingshoofd bij de afdeling Advies Technisch Management van Rijkswaterstaat. Samen met mijn collega Eric Marteijn, projectdirecteur bij sluis Terneuzen, en een team van enthousiaste medewerkers uit onze organisatie, heb ik vorig jaar het GPO-event georganiseerd. Dit is een jaarlijks evenement voor de ruim 900 medewerkers bij Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud.’
PINO was in 2020 voor het derde jaar op rij betrokken bij de organisatie van het GPO-event. Wat vinden jullie belangrijk in de samenwerking met een extern bureau?
‘Er moet veel ruimte zijn voor samenwerking. Dat begint direct na de gunning en die trend zetten we voort gedurende het project. Zo verwachten we van een bureau de expertise om een evenement te organiseren. Wie heb je nodig? Wat is slim om te doen en wat niet? En vanuit Rijkswaterstaat leveren wij de inhoudelijke input. Daar moet een goede wisselwerking tussen zijn. PINO, met een relatief klein team, in combinatie met Rijkswaterstaat, een grotere organisatie met veel verschillende meningen, werkt verrassend goed.’
Jullie hebben vorig jaar een online GPO-event georganiseerd. Wat betekende het voor jullie organisatie om van live naar online te gaan? Was er eerst terughoudendheid of meteen: daar gaan we voor?
‘We hebben best lang getwijfeld. In de offerte uitvraag vroegen we nog om twee verschillende voorstellen. Eén voorstel voor live en één voorstel voor online. Heel lang hoopten we nog om het evenement live te doen. We wilden alle projecten betrekken en de verschillende projectlocaties inrichten als evenementenlocaties.
PINO beschikt over een groot netwerk van leveranciers. Super professioneel.
Op al die locaties zouden kleinere groepen deelnemers bijeen komen. Tegen de zomer werd echter duidelijk dat fysiek samenkomen geen optie was. Aan de ene kant was dat een teleurstelling voor ons, maar aan de andere kant bracht de keuze voor een online evenement ook voordelen met zich mee. Het programma werd ineens behapbaar. We stelden een strak programma samen, zochten goede onderwerpen en nodigden de juiste sprekers uit in een studio. En uiteindelijk werkte dit heel goed.’
Wat waren de reacties van GPO-medewerkers op het online event?
‘De deelnemers waren erg enthousiast. Met name over het gevarieerde programma, dat bestond uit inhoudelijke tafelgesprekken, interviews, een keynote, een bingo en een teamgame. We merkten dat je tijdens zo’n online editie heel veel interactie kunt hebben. Ik was ook positief verrast over de activiteit in de chatfunctie. Iedereen zocht elkaar op en reageerde zo open op elkaar. Echt leuk om die verbinding ook online te zien ontstaan.’
Wat is volgens jou kenmerkend voor PINO?
‘We hebben altijd heel goede gesprekken gehad. Jullie voelden je vrij genoeg om ons van feedback te voorzien en wij konden onszelf ook altijd openstellen naar jullie. Voor ons was een online evenement best spannend. Onze twijfels en onzekerheden daarover konden we goed met jullie delen. En PINO nam die zorgen altijd weg. Als onafhankelijke partij geven jullie ook inhoudelijk advies hetgeen heel waardevol voor ons en het directieteam is. PINO beschikt over een groot netwerk van leveranciers, waardoor we uiteindelijk in een complete studio stonden. Super professioneel. Er was echt aandacht aan besteed.’
Hoe ziet de toekomst eruit? Is online blijvend of wil je zo snel mogelijk terug naar live?
‘Het GPO-event is er om de ruim 900 collega’s van Grote Projecten en Onderhoud te verbinden. Eén keer per jaar willen we ze allemaal samenbrengen. Om elkaar te ontmoeten en te netwerken. Ik merk dat dat stukje wel heel lastig te vervangen is. Online is er heel veel mogelijk, maar het is niet hetzelfde als live. Wel zie ik dat online ook heel veel oplevert. Tussentijdse kleinere bijeenkomsten digitaal organiseren is een heel goede uitkomst. Ik zie een combinatie van beide voor me.’
Bjørn Jagtenberg, Rijkswaterstaat
Op zoek naar de juiste wisselwerking?
